Checklist voor een goed georganiseerde voedselbeurs

Een voedselbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen koks en recepten verzamelen. Je moet de kraamindeling, koeling, stroom, allergeneninformatie en betalingen op elkaar afstemmen. Begin met de locatie, vergunningen en deelnemers en werk daarna toe naar menu’s, materiaal en personeelsindeling. Gebruik deze checklist om uiterlijk op de laatste dagen geen belangrijke zaken meer te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Deelnemende koks uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Menu's en prijzen verzamelen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Kraamindeling vastleggen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelapparatuur reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Afvalplan opstellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Allergeneninformatie opvragen
2 personen
Menukaarten ontwerpen
2 personen
Menukaarten afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
Kassa's en wisselgeld regelen
2 personen
Betaalapparaten opladen
Boodschappen doen
3 personen
Leveringen controleren
2 personen
Droge voorraad sorteren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Sauzen en dressings bereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Ingrediënten portioneren
3 personen
Allergenenlabels maken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kramen inrichten
8 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
3 personen
Kookapparatuur aansluiten
4 personen
Buffetten opbouwen
5 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
Kassa's installeren
2 personen
Proefronde met verkopers doen
6 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree en polsbandjes uitdelen
2 personen
Gerechten uitserveren
8 personen
Proefporties aanvullen
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Warmhoudbakken controleren
3 personen
Koeltemperaturen controleren
2 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
Buffetten schoonhouden
3 personen
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Voorraad aanvullen
3 personen
Laatste bestellingen verwerken
4 personen
Verkopers laten afbouwen
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Voedsel veilig verpakken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Koelproducten retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven voedsel doneren
2 personen
Bonnen en kas tellen
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tentgewichtenaantal 16
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 24
Buffettafelsaantal 8
Bistrotafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Krukkenaantal 20
Kassatafelsaantal 3
Presentatierekkenaantal 8
Opbergbakkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Soepkommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 120
Eetlepelsaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Inductiekookplatenaantal 8
Ovensaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Blendersaantal 3
Contactgrillsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Temperatuurmetersaantal 6
Betaalterminalsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 16
Koks messenaantal 16
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 8
Serveertangenaantal 24
Opscheplepelsaantal 20
Keukenthermometersaantal 6
Aluminium bakkenaantal 40
Vershoudbakkenaantal 30

Decoratie

Tafelkledenaantal 36
Vlaggenlijnenaantal 12
Menubordenaantal 15
Krijtbordenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling uiterlijk 2 weken vooraf vast. Controleer daarbij looproutes, toegang tot stroompunten en de plek van koelkasten, warmhoudbakken en kassatafels.
Vraag menu’s, prijzen en allergeneninformatie minstens 3 weken vooraf op. Zo heb je tijd om menukaarten te maken en dieetwensen van bezoekers correct te verwerken.
Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur. Wijs vooraf iemand aan voor de kassa, iemand voor bevoorrading en iemand die het afval en de algemene orde controleert.
Controleer alle koelapparatuur en stroompunten uiterlijk 1 week vooraf. Tel per deelnemende kok welke koelkasten, koelboxen, ovens en inductiekookplaten nodig zijn en leg aansluitingen vast.
Regel betalingen en wisselgeld minimaal 2 dagen vooraf. Laad alle betaalapparaten volledig op, test ze op locatie en verdeel het wisselgeld per kassatafel voordat de beurs opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voedselbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en uitnodigingen voor deelnemende koks. Reserveer materiaal en koelapparatuur uiterlijk 3 weken voor de beurs.
Hoeveel koeling heb ik nodig voor een voedselbeurs?: Maak per deelnemende kok een aparte inschatting op basis van het menu en de verwachte voorraad. Plan daarnaast minimaal 1 koelbox of koelkast als reserve voor leveringen, dieetproducten en tijdelijke opslag.
Wanneer moet ik allergeneninformatie voor een voedselbeurs verzamelen?: Vraag de informatie uiterlijk 3 weken vooraf op, samen met menu’s en prijzen. Controleer de gegevens nogmaals 2 dagen voor de beurs, omdat recepten of ingrediënten kunnen wijzigen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een voedselbeurs?: Reken als basis op 1 vrijwilliger per kassapunt, 1 persoon voor bevoorrading en 1 coördinator per 10 tot 15 kramen. Plan extra hulp tijdens opbouw en het eerste uur van de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.