Checklist pour organiser un salon alimentaire

Un salon alimentaire demande une coordination précise entre les cuisiniers, les visiteurs, les stands et les équipes sur place. Cette checklist rassemble 80 tâches et 57 fournitures pour avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : autorisations, allergènes, chaîne du froid, prises électriques, monnaie et gestion des déchets. Utilisez-la comme fil conducteur dès les premières inscriptions.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Inviter les cuisiniers participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les menus et les prix
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Définir l’agencement des stands
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver le matériel de refroidissement
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Établir le plan de gestion des déchets
Planifier les bénévoles
2 personnes
Demander les informations sur les allergènes
2 personnes
Concevoir les menus
2 personnes
Imprimer les menus
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Gérer les caisses et la monnaie
2 personnes
Recharger les terminaux de paiement
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Trier les stocks secs
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Portionner les ingrédients
3 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
3 personnes
Brancher le matériel de cuisine
4 personnes
Monter les buffets
5 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Faire un essai avec les vendeurs
6 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les entrées et les bracelets
2 personnes
Servir les plats
8 personnes
Réapprovisionner les portions de dégustation
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier les bacs de maintien au chaud
3 personnes
Vérifier les températures de réfrigération
2 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
Maintenir les buffets propres
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
Réanimer les stocks
3 personnes
Traiter les dernières commandes
4 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Donner la nourriture restante
2 personnes
Compter les bons et la caisse
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Lests de tenteqté 16
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 24
Tables de buffetqté 8
Tables bistrotqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tabouretsqté 20
Tables de caisseqté 3
Supports de présentationqté 8
Bacs de rangementqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 220
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques à inductionqté 8
Foursqté 3
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Mixeursqté 3
Grills de contactqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Thermomètresqté 6
Terminaux de paiementqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 16
Couteaux de chefqté 16
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 8
Pinces de serviceqté 24
Louchesqté 20
Thermomètres de cuisineqté 6
Bacs en aluminiumqté 40
Boîtes de conservationqté 30

Décoration

Nappesqté 36
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 15
Panneaux en ardoiseqté 12
Porte-nomsqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Le choix de l’espace détermine ensuite le nombre de stands, de tables, de chaises et de points d’alimentation nécessaires.
Fixez une date limite pour les inscriptions des cuisiniers, puis demandez leur menu, leurs prix et leurs besoins alimentaires. Prévoyez au moins 2 semaines pour consolider les informations et préparer les menus imprimés.
Réservez le matériel de refroidissement et de maintien au chaud avant de confirmer l’agencement des stands. Vérifiez chaque prise électrique sur place et prévoyez les rallonges ou solutions nécessaires avant le jour du salon.
Préparez les informations sur les allergènes avec chaque participant, puis affichez-les clairement sur les menus et les supports de présentation. Cette étape est souvent repoussée, alors qu’elle dépend directement des recettes finales.
Le jour précédent, contrôlez les livraisons, triez les stocks secs et préparez les sauces et vinaigrettes. Rechargez les terminaux de paiement, comptez la monnaie et affectez les bénévoles par créneau pour éviter les postes sans responsable.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon alimentaire ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et invitez les cuisiniers participants, car ces décisions conditionnent le reste du planning.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions et les menus ?: Laissez environ 3 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Gardez ensuite 2 semaines pour rassembler les menus, confirmer les prix et imprimer les supports.
Que faut-il vérifier pour la chaîne du froid ?: Contrôlez les réfrigérateurs, glacières et équipements de maintien au chaud au moins 7 jours avant le salon. Le jour de l’événement, vérifiez leur emplacement, leur alimentation électrique et la réception de chaque livraison.
Quand préparer la caisse et les paiements ?: Préparez la monnaie et les tables de caisse la veille, puis rechargez les terminaux de paiement avant l’ouverture. Faites un contrôle final 60 minutes avant l’arrivée du public pour corriger les oublis.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.