Food-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Food-Messe steht und fällt mit der Logistik hinter den Ständen. Kläre zuerst Location, Genehmigungen und Strom, bevor du Köche einlädst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Standaufteilung, Kühlung, Geschirr, Allergendaten, Kassen und Helferplanung. In den letzten 48 Stunden geht es vor allem um Lieferungen, Frischeprodukte, vorbereitete Saucen und eine funktionierende Besucherführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Teilnehmende Köche einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Speisekarten und Preise sammeln
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Kühlgeräte reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Abfallkonzept erstellen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Allergeninformationen einholen
2 Personen
Speisekarten entwerfen
2 Personen
Menükarten drucken
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
Kassen und Wechselgeld organisieren
2 Personen
Bezahlgeräte aufladen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Trockenwaren sortieren
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Zutaten portionieren
3 Personen
Allergenkennzeichnungen erstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
Kochgeräte anschließen
4 Personen
Buffets aufbauen
5 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Menükarten aufstellen
2 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen
Kassen installieren
2 Personen
Proberunde mit Verkäufern durchführen
6 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Einlass und Armbänder ausgeben
2 Personen
Gerichte servieren
8 Personen
Verkostungsportionen auffüllen
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Warmhaltebehälter prüfen
3 Personen
Kühltemperaturen kontrollieren
2 Personen
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
Buffets sauber halten
3 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
Bestand auffüllen
3 Personen
Letzte Bestellungen bearbeiten
4 Personen
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Kühlprodukte zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Übrig gebliebene Lebensmittel spenden
2 Personen
Belege und Kasse zählen
2 Personen
Lieferantenrechnungen sammeln
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
ZeltgewichteAnz. 16
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 24
BuffetischeAnz. 8
BistrotischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 100
HockerAnz. 20
KassentischeAnz. 3
PräsentationsregaleAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
SuppenschalenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 120
EsslöffelAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
InduktionskochplattenAnz. 8
ÖfenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
MixerAnz. 3
KontaktgrillsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
TemperaturmesserAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 16
KüchenmesserAnz. 16
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 8
ServierzangenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 20
KüchenthermometerAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 40
FrischhaltedosenAnz. 30

Dekoration

TischdeckenAnz. 36
WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 15
KreidetafelnAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Kühlgeräte und Stromanschlüsse mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe pro Stand, ob Kühlung, Kochplatten oder Öfen gleichzeitig betrieben werden können.
Hole Allergeninformationen und Speisekarten spätestens 3 Wochen vor der Messe ein. So bleiben noch mehrere Tage für Rückfragen, einheitliche Menükarten und Korrekturen.
Plane die Kassen getrennt von den Essensständen und halte Wechselgeld bereit. Lade alle Bezahlgeräte am Vorabend vollständig auf und teste jedes Gerät mit einer Probebuchung.
Kontrolliere Lieferungen am Vortag anhand der Bestellung und lagere Kühlware sofort ein. Gemüse und Obst kannst du dann waschen, während Saucen und Dressings vorbereitet werden.
Rechne bei Geschirr, Gläsern und Besteck mit mindestens 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei einer Messe mit laufendem Spül- oder Rückgabebetrieb fehlen sonst schnell Teller, Trinkgläser oder Kaffeelöffel.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Food-Messe planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Genehmigungen, Köche, Kühlgeräte und Strom brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen oder der Einkauf.
Wie viele Helfer braucht man für eine Food-Messe?: Plane mindestens eine Person pro Stand sowie 2 bis 3 zusätzliche Helfer für Kasse, Nachschub, Abfall und Besucherfragen ein. Bei mehr als 100 Gästen sollte die Kasse während der Stoßzeiten doppelt besetzt sein.
Wann sollte man die Speisekarten und Allergeninformationen fertig haben?: Sammle die Angaben spätestens 3 Wochen vor dem Termin und schließe die Gestaltung 10 bis 14 Tage vorher ab. Drucke erst, wenn Preise, Gerichte und Allergene bestätigt sind.
Was muss am Tag vor der Food-Messe erledigt sein?: Am Vortag sollten Stände, Tische, Kühlung, Beschilderung und Kassen bereitstehen. Prüfe außerdem alle Lieferungen, lade Bezahlgeräte auf und bereite haltbare Zutaten, Saucen und Dressings vor.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.