Zo organiseer je een vliegerfestival

Begin niet met de vliegers, maar met datum, terrein en veiligheid. Een vliegerfestival vraagt ruimte voor deelnemers, publiek, workshops en vliegerzones, plus een plan voor wind, stroom, toiletten en materiaaltransport. Leg daarna de inschrijving, wedstrijdregels en vrijwilligers vast, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Met deze aanpak zie je op tijd wat nog geregeld, gehuurd of gecontroleerd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2
Vliegerterrein reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Toiletten reserveren
6
Stroomvoorziening reserveren
7
Vliegerworkshop vastleggen
8
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Leveranciers bevestigen
15
Weersverwachting volgen
16
Vliegers en materialen controleren
2 personen
17
Wedstrijdinschrijving voorbereiden
2 personen
18
Terreinindeling uitwerken
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
22
Vliegers transporteren
2 personen
23
Materiaal naar terrein brengen
4 personen
24
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
25
Vliegerzones uitzetten
4 personen
26
Publieksroute afzetten
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
30
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
31
Vliegerworkshop voorbereiden
3 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Registratietafel klaarzetten
2 personen
41
Veiligheidsbriefing geven
4 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Wedstrijddeelnemers registreren
2 personen
44
Vliegerregels toelichten
2 personen
45
Vrij vliegeren begeleiden
4 personen
46
Vliegerworkshop begeleiden
3 personen
47
Kinderen bij workshop helpen
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Vliegerwedstrijd starten
3 personen
53
Vliegerwedstrijd jureren
3 personen
54
Wedstrijdresultaten noteren
2 personen
55
Prijzen uitreiken
2 personen
56
Avondverlichting inschakelen
2 personen
57
Avondprogramma begeleiden
3 personen
58
Laatste vliegers binnenhalen
4 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Vliegerterrein vrijmaken
4 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Vliegers en gereedschap inpakken
3 personen
68
Verlichting afbouwen
3 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalvlaggenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12
Wedstrijdlintenaantal 20
Prijzenaantal 6

Sportmateriaal

Vliegers voor verhuuraantal 20
Vliegerlijnenaantal 30
Workshopvliegersaantal 40
Vliegertassenaantal 20
Reserveonderdelenaantal 20
Meetlintenaantal 4
Windmetersaantal 2
Grondankersaantal 30
Afzetpionnenaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6
Brandblussersaantal 2
Zonnebranddispensersaantal 2

Organisatie

Inschrijftafelmateriaal
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Routebordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Polsbandjesaantal 150

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Isolerende handschoenenaantal 2

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 3
Rubberen hamersaantal 4
Schragenaantal 6
Touwrollenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het terrein en controleer vergunningen, verzekering en toiletten zodra de datum vaststaat. Houd rekening met aparte ruimte voor wedstrijdvliegers, workshops, verhuur en publiek.
Werk uiterlijk twee weken vooraf de terreinindeling uit. Zet vliegerzones af met pionnen en grondankers en plan looproutes zo dat bezoekers niet over vliegerlijnen kunnen struikelen.
Controleer alle vliegers en materialen vóór transport: tel workshopvliegers, verhuurvliegers en reserveonderdelen en test vliegerlijnen, meetlinten en windmeters. Neem reparatiemateriaal mee; een ontbrekende lijn blokkeert direct een activiteit.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per dag. Zorg bij de opbouw voor mensen die partytenten, tafels, stroomkabels en afzetmateriaal plaatsen en wijs voor de wedstrijd een aparte inschrijvingsverantwoordelijke aan.
Volg de weersverwachting vanaf een week vooraf en maak 24 uur voor aanvang een definitieve beslissing over wind en regen. Bescherm eten en drinken in koelboxen en zorg dat verlengkabels en stekkerdozen droog en veilig liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vliegerfestival organiseren?: Begin minimaal drie maanden vooraf met datum, terrein, vergunningen en verzekering. Reserveer toiletten, stroomvoorziening, workshops en leveranciers uiterlijk zes tot acht weken voor het festival.
Hoe deel je een terrein voor een vliegerfestival in?: Maak minimaal vier zones: publiek, workshops, verhuur en wedstrijdvliegers. Zet vliegerzones af met pionnen en grondankers en houd looproutes vrij van vliegerlijnen en kabels.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een vliegerfestival controleren?: Volg de verwachting vanaf zeven dagen vooraf en beoordeel wind en regen dagelijks. Neem 24 uur voor de start een definitieve beslissing over programma, veiligheid en eventuele aanpassingen op het terrein.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vliegerfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger voor elke afzonderlijke taakpost, zoals ontvangst, workshop, wedstrijdinschrijving en materiaaluitgifte. Voeg bij de opbouw en afbouw minstens twee extra mensen toe voor tenten, tafels, kabels en afzettingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.