Vliegerfestival organiseren: checklist en planning
Een vliegerfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen vliegers verzamelen. Leg eerst de vliegerzone en terreinreservering vast, controleer vergunningen en aansprakelijkheid en werk daarna het programma uit. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en leveringen, terwijl je de weersverwachting dagelijks volgt. Op de dag zelf draait alles om een veilige indeling: zet grenzen uit, inspecteer het terrein en bouw tenten, tafels en techniek op voordat deelnemers arriveren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Evenementdatum bevestigen
Vliegerzone vastleggen
2 personen
Reservering terrein maken
Vergunningen controleren
Aansprakelijkheid controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting volgen
Leveringen bevestigen
Programma afdrukken
Routebeschrijving versturen
Vliegerwedstrijd voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Boodschappen doen
2 personen
Vliegers controleren
3 personen
Prijzen klaarzetten
Naamstickers maken
Koelboxen vullen
2 personen
Techniek opladen
Weerplan afstemmen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Veiligheidsgrenzen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vliegerwerkplaats opstellen
3 personen
Demonstratiegebied markeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Inschrijving openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Vliegeruitleg geven
2 personen
Vliegerworkshop begeleiden
4 personen
Demonstratie begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vliegers uitlenen
2 personen
Kinderen begeleiden
4 personen
Wedstrijddeelnemers registreren
2 personen
Vliegerwedstrijd begeleiden
5 personen
Tussenstanden noteren
2 personen
Muziek afspelen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Terrein veilig houden
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Winnende vliegers bepalen
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Vliegers innemen
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Vliegers laten drogen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Terreinoplevering bevestigen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Inschrijftafel
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Parasolsaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Handmegafonenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 4
- Batterijenaantal 24
Sportmateriaal
- Kindervliegersaantal 25
- Stuntvliegersaantal 8
- Reservevliegersaantal 6
- Vliegerlijnenaantal 40
- Vliegerstokkenaantal 30
- Reparatietapeaantal 8
- Vliegerdoekaantal 6
- Wedstrijdlintenaantal 20
- Stopwatchesaantal 4
- Meetlintenaantal 3
- Pionnenaantal 30
- Frisbeesaantal 10
- Picknickkledenaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Windzakkenaantal 6
- Welkomstbord
- Richtingbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 12
- Prijslijstenaantal 4
- Prijsbekersaantal 3
- Medaillesaantal 20
- Naamkaartjesaantal 150
- Kleefbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwaantal 4
- Stoepkrijtaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 60
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Openersaantal 4
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Handvegersaantal 4
- Blikkenaantal 4
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Afwasborstelsaantal 4
- Droogrekkenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
- Brandblussersaantal 2
- Zonnebrandaantal 8
- Drinkwaterkannenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de vliegerzone minimaal 6 weken vooraf op obstakels, hoogspanningslijnen en voldoende ruimte. Zet veiligheidsgrenzen met pionnen voordat de eerste vliegers de lucht in gaan.
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf de vrijwilligersindeling voor inschrijving, wedstrijdbegeleiding, veiligheid en opruimen. Plan per taak minstens één vervanger, zodat een uitval niet direct het programma stillegt.
- Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem vanaf 48 uur voor aanvang een besluit over wind en neerslag. Spreek dan ook af wanneer het weerplan wordt geactiveerd.
- Controleer wedstrijdmateriaal uiterlijk de dag ervoor: wedstrijdlinten, stopwatches, meetlinten, pionnen en reservevliegers. Leg reparatietape, vliegerdoek en extra vliegerlijnen bij de wedstrijdtafel klaar.
- Laad speakers, microfoon, handmegafonen en powerbanks de avond ervoor op. Test op locatie minstens 60 minuten voor aanvang het geluid en leg verlengkabels en stekkerdozen buiten looproutes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vliegerfestival organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de datum, vliegerzone, terreinreservering en vergunningen. Verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken voor het festival en rond de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf af.
- Wanneer controleer ik het weer voor een vliegerfestival?
- Volg de verwachting vanaf 7 dagen vooraf en controleer die dagelijks. Neem uiterlijk 48 uur voor aanvang een besluit over het weerplan; controleer wind en neerslag nogmaals op de ochtend zelf.
- Hoe richt ik een terrein voor een vliegerfestival veilig in?
- Inspecteer het terrein minimaal 2 uur voor de start en verwijder of markeer obstakels. Zet de vliegerzone en veiligheidsgrenzen met pionnen uit voordat tafels, partytenten en deelnemers worden geplaatst.
- Wanneer moet ik de vliegers en wedstrijdmaterialen controleren?
- Controleer kindervliegers, stuntvliegers, reservevliegers, lijnen en stokken uiterlijk de dag voor het festival. Leg reparatiemateriaal en wedstrijdbenodigdheden minstens 60 minuten voor de start op de inschrijftafel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!