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Drachenfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Drachenfestival braucht mehr als freie Wiese und gutes Wetter. Du musst das Gelände sichern, Genehmigungen prüfen, Helfer einteilen und einen Plan für Wind, Regen oder Gewitter bereithalten. Auch Anmeldung, Wettbewerb, Verpflegung und Technik sollten rechtzeitig feststehen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsdatum bestätigen

  • Drachenzone festlegen

    2 Personen

  • Gelände reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Haftung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Lieferungen bestätigen

  • Programm drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Drachenwettbewerb vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drachen kontrollieren

    3 Personen

  • Preise bereitstellen

  • Namensaufkleber erstellen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Technik aufladen

  • Wetterplan abstimmen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Sicherheitsgrenzen abstecken

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Drachenwerkstatt einrichten

    3 Personen

  • Demonstrationsbereich markieren

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Wettkampfmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Anmeldung öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Drachenanleitung geben

    2 Personen

  • Drachen-Workshop anleiten

    4 Personen

  • Vorführung begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Drachen verleihen

    2 Personen

  • Kinder begleiten

    4 Personen

  • Wettbewerbsteilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Drachenwettbewerb begleiten

    5 Personen

  • Zwischenstände notieren

    2 Personen

  • Musik abspielen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Gelände sicher halten

    3 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Gewinnerdrachen bestimmen

    3 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Drachen einziehen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Drachen trocknen lassen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Geländeübergabe bestätigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • Anmeldetisch
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • SonnenschirmeAnz. 4

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Sportmaterial

  • KinderdrachenAnz. 25
  • Stunt-KitesAnz. 8
  • ErsatzpilotenAnz. 6
  • DrachenleinenAnz. 40
  • DrachenstangenAnz. 30
  • ReparaturbandAnz. 8
  • DrachenstoffAnz. 6
  • WettkampfbänderAnz. 20
  • StoppuhrenAnz. 4
  • MessbänderAnz. 3
  • KegelAnz. 30
  • FrisbeesAnz. 10
  • PicknickdeckenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • WindsäckeAnz. 6
  • Willkommensschild
  • RichtungsschilderAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 12
  • PreislisteAnz. 4
  • PokalpreiseAnz. 3
  • MedaillenAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 150
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilAnz. 4
  • KreideAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandfegerAnz. 4
  • DosenAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 4
  • TrockengestelleAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 6
  • VerkehrskegelAnz. 12
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • SonnencremeAnz. 8
  • TrinkwasserkannenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Drachenzone früh fest und prüfe das Gelände spätestens am Vortag auf Hindernisse, Wege und sichere Abstände. Markiere die Sicherheitsgrenzen sichtbar, bevor die ersten Familien eintreffen.
  • Bestätige Reservierung, Genehmigungen und Haftungsfragen mehrere Wochen vor dem Termin. Eine kurzfristige Absage wegen fehlender Freigabe lässt sich am Veranstaltungstag nicht auffangen.
  • Plane für Anmeldung und Wettbewerb getrennte Stationen ein. Namensaufkleber, Wettkampfbänder, Stoppuhren und Messbänder sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn bereitliegen.
  • Teile Freiwillige in feste Schichten ein: Anmeldung, Sicherheitsaufsicht, Wettbewerb, Verpflegung und Abbau. Rechne zusätzlich mit mindestens einer Ersatzperson, falls jemand ausfällt.
  • Verfolge die Wettervorhersage ab 72 Stunden vorher und stimme einen konkreten Wetterplan ab. Partyzelte, Lautsprecher, Mikrofon, Powerbanks und Kühlboxen müssen vor dem Aufbau geprüft und geladen sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Drachenfestival anmelden?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Reservierung, Genehmigungen und Haftungsprüfung. Einladungen und Anmeldeformular können danach verschickt werden, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst.
Wie viele Helfer braucht ein Drachenfestival?
Für ein kleines Festival solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen: zwei für Anmeldung und Information, zwei für Sicherheit, zwei für Wettbewerb und mindestens eine Person für Verpflegung und Technik. Halte zusätzlich eine Ersatzperson bereit.
Wann soll ich die Drachen und das Wettbewerbsmaterial kontrollieren?
Kontrolliere Drachen, Leinen, Stangen und Reparaturmaterial 2 bis 3 Tage vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Beschädigte Drachen oder fehlende Ersatzteile lassen sich dann noch ersetzen.
Was mache ich bei schlechtem Wetter beim Drachenfestival?
Lege spätestens 72 Stunden vorher fest, wann das Programm angepasst, verschoben oder abgesagt wird. Bei Gewitter oder starkem Wind werden die Drachenzone und Sicherheitsgrenzen geräumt; Partyzelte und Technik dürfen nur gemäß deinem Wetterplan genutzt werden.

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