Checklist pour organiser un festival de cerfs-volants

Un festival de cerfs-volants demande surtout une bonne préparation du terrain, du vent et de la sécurité. Cette checklist rassemble les démarches, le matériel et les contrôles à prévoir, depuis la réservation du site jusqu’au rangement. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : autorisations, assurance, besoins alimentaires, cerfs-volants de rechange et plan météo. Suivez les étapes dans l’ordre pour éviter les décisions de dernière minute le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l'événement
Délimiter la zone de cerfs-volants
2 personnes
Faire la réservation du terrain
Vérifier les autorisations
Vérifier la responsabilité civile
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Suivre les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Imprimer le programme
Envoyer les indications d'accès
Préparer le concours de cerfs-volants
2 personnes
Répartir les bénévoles
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les cerfs-volants
3 personnes
Préparer les prix
Créer des badges prénom
Remplir les glacières
2 personnes
Charger le matériel technique
Coordonner le plan météo
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Délimiter les zones de sécurité
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer l’atelier de cerfs-volants
3 personnes
Délimiter la zone de démonstration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Installer le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes de vol
2 personnes
Animer l’atelier cerf-volant
4 personnes
Accompagner la démonstration
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prêter des cerfs-volants
2 personnes
Accompagner les enfants
4 personnes
Enregistrer les participants au concours
2 personnes
Encadrer le concours de cerfs-volants
5 personnes
Noter les scores intermédiaires
2 personnes
Passer de la musique
Répondre aux questions du public
2 personnes
Sécuriser le site
3 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Déterminer les cerfs-volants gagnants
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Allumer l’éclairage
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Récupérer les cerfs-volants
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire sécher les cerfs-volants
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Confirmer la remise du site

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Parasolsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Mégaphones manuelsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 4
Pilesqté 24

Matériel de sport

Cerfs-volants pour enfantsqté 25
Cerfs-volants acrobatiquesqté 8
Cerfs-volants de rechangeqté 6
Lignes de cerf-volantqté 40
Baguettes de cerf-volantqté 30
Ruban de réparationqté 8
Tissu pour cerf-volantqté 6
Rubans de compétitionqté 20
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 3
Cônesqté 30
Frisbeesqté 10
Couvertures de pique-niqueqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Manches à airqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Affiches du programmeqté 12
Listes de prixqté 4
Coupesqté 3
Médaillesqté 20
Badges nominatifsqté 150
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Craie de trottoirqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Ouvre-bouteillesqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Boîtes de conserveqté 4
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Étagères de séchageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Extincteursqté 2
Crème solaireqté 8
Pichets d’eauqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demandez aussi les conditions liées à l’utilisation d’enceintes, aux tentes et à la délimitation de la zone de vol.
Séparez clairement la zone de cerfs-volants, les espaces réservés au public et les zones de circulation. Prévoyez une inspection complète du site le matin même, notamment des lignes électriques, arbres, clôtures et obstacles.
Ne comptez pas uniquement sur les prévisions météo du jour précédent : consultez-les chaque jour durant la dernière semaine, puis établissez un horaire limite pour décider d’un report ou d’une adaptation du programme.
Préparez davantage de matériel de réparation que prévu : cerfs-volants de rechange, lignes, baguettes, ruban et tissu doivent être accessibles près de l’espace d’activité, pas rangés dans un véhicule fermé.
Répartissez les bénévoles par créneaux et fonctions avant l’ouverture. Une personne doit suivre les inscriptions, une autre coordonner la sécurité du terrain et une autre gérer le concours, les chronomètres et les rubans.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cerfs-volants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, vérifier les autorisations et l’assurance, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer les livraisons.
Quand faut-il vérifier la météo pour un festival de cerfs-volants ?: Commencez le suivi 7 jours avant l’événement et consultez les prévisions chaque matin pendant la dernière semaine. Fixez au plus tard la veille l’heure à laquelle vous confirmez le maintien, l’adaptation ou le report.
Combien de cerfs-volants de rechange faut-il prévoir ?: Prévoyez au moins 1 cerf-volant de rechange pour 5 à 10 participants qui pilotent. Ajoutez des lignes, des baguettes, du ruban de réparation et du tissu pour effectuer les réparations immédiatement.
Quand installer les tentes et délimiter la zone de sécurité ?: Installez les tentes, tables et chaises avant l’arrivée du public, généralement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Délimitez la zone de sécurité après l’inspection du terrain et vérifiez-la une dernière fois avant le premier vol.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.