Checklist voor een vintage bruiloft organiseren

Een vintage bruiloft vraagt om meer dan een mooie tafelschikking: je regelt ook tijdig de locatie, catering, muziek, drukwerk en bloemen. Begin met datum, locatie en gastenlijst en werk daarna naar uitnodigingen, reserveringen en het draaiboek toe. In de laatste week verschuift de aandacht naar naamkaartjes, menukaarten, decoratie en dieetwensen. Op de trouwdag zelf helpen vaste momenten voor ophalen, klaarzetten, koelen en afdrukken om vertraging te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trouwdatum en locatie bevestigen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Fotograaf bevestigen
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Menukaarten afdrukken
Ceremonieteksten afdrukken
Trouwboeket ophalen
Bloemstukken ophalen
Boodschappen doen
3 personen
Taart ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Koffie- en theestation vullen
2 personen
Ceremonieprogramma klaarleggen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ceremonieopstelling maken
3 personen
Tafellinnen neerleggen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Kaarsen en lantaarns plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Bruidsboeket klaarleggen
Ringen klaarleggen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Ceremonie fotograferen
Groepsfoto maken
2 personen
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
Taart en koffie serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Diner uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingsdans begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Late avondhapjes serveren
3 personen
Bar afsluiten
2 personen
Gasten afscheid laten nemen
2 personen
Cadeaus verzamelen
2 personen

Nazorg

Etensresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels afruimen
4 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Servies voorsorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Voorraad controleren
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Decoratiematerialen opbergen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Ceremoniestoelenaantal 90
Bruidsstoelenaantal 2
Vintage fauteuilsaantal 2
Gastenboektafel
Cadeautafel
Taarttafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2
Tafellinnenaantal 14
Stoelhoezenaantal 90
Partytentaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Vintage vazenaantal 24
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Gastenboek
Gastenboekpennenaantal 3
Welkomstbord
Ceremoniebord
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 6
Slingersaantal 12
Kanten tafellopersaantal 8
Kanten lintrollenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Polaroidcamera
Polaroidfilmsaantal 6
Ringkussen
Taarttopper
Confettizakjesaantal 90
Kledinghangersaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Lantaarnsaantal 16
Ledkaarsenaantal 60
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 8
Taartmes
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het drukwerk uiterlijk 6 weken voor de bruiloft: uitnodigingen eerst, daarna menukaarten, naamkaartjes, ceremonieteksten en het draaiboek. Zo houd je tijd over voor wijzigingen in namen of dieetwensen.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal gasten minstens 10 dagen voor de bruiloft door aan de catering. Bewaar één overzicht bij de tafelschikking.
Maak één aparte ophaalplanning voor het trouwboeket, de bloemstukken en de taart. Zet per onderdeel een tijdstip en verantwoordelijke vast; vooral de taart en bloemen kunnen niet onbeperkt op kamertemperatuur blijven staan.
Controleer bij de vintage inrichting niet alleen de tafels en stoelen, maar ook de kleine opstelplekken: een gastenboektafel, cadeautafel, taarttafel, welkomsttafel en kledingrekken hebben elk ruimte nodig.
Zet dranken minimaal 3 uur voor de ontvangst koud en maak de koffie- en theestation pas vlak voor gebruik volledig klaar. Leg ceremonieprogramma’s, gastenboekpennen en naamkaartjes op dezelfde plek klaar om zoeken tijdens de ontvangst te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vintage bruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Regel uiterlijk 3 maanden vooraf de catering, fotograaf, muziek en uitnodigingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een vintage bruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken voor de bruiloft. Vraag gasten om uiterlijk 4 weken vooraf te reageren, zodat je dieetwensen, catering en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vintage bruiloft klaar te zetten?: Plan minimaal 4 uur voor tafels, stoelen, tafellinnen, vintage vazen, welkomsttafel, cadeautafel en ceremonieopstelling. Houd daarnaast minstens 1 uur vrij voor controle van drukwerk, bloemen, taart en dranken.
Wanneer maak je de tafelschikking en naamkaartjes voor een bruiloft?: Maak een eerste tafelschikking 4 tot 6 weken vooraf en werk die bij na de laatste aanmeldingen. Schrijf of print de naamkaartjes uiterlijk 3 dagen voor de bruiloft, wanneer het aantal gasten definitief is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.