Checklist pour organiser un mariage vintage

Un mariage vintage demande plus qu’une décoration rétro : il faut coordonner les invités, les prestataires, le repas et l’installation le jour J. Cette checklist de 78 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à la table d’accueil. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés, comme les textes de cérémonie, les porte-noms, les boissons au frais et l’organisation du livre d’or. Prévoyez une dernière vérification complète la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu du mariage
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer le photographe
Composer la sélection musicale
2 personnes
Imprimer le déroulé
Établir le plan de table
2 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Imprimer les textes de cérémonie
Récupérer le bouquet de mariage
Récupérer les compositions florales
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le gâteau
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Couper les fruits et légumes
2 personnes
Réapprovisionner le coin café et thé
2 personnes
Préparer le programme de la cérémonie
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Mettre en place l'installation de la cérémonie
3 personnes
Mettre en place le linge de table
3 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer des bougies et des lanternes
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le bouquet de la mariée
Préparer les anneaux

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Photographier la cérémonie
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Encadrer la coupe du gâteau
2 personnes
Servir le gâteau et le café
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
Fournir la musique
Servir des en-cas tard le soir
3 personnes
Fermer le bar
2 personnes
Faire dire au revoir aux invités
2 personnes
Rassembler les cadeaux
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Vérifier les stocks
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel de décoration
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises de cérémonieqté 90
Chaises de mariéeqté 2
Fauteuils vintageqté 2
Table du livre d’or
Table des cadeaux
Table à gâteaux
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Porte-parapluiesqté 2
Nappesqté 14
Housses de chaiseqté 90
Tente de réceptionqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Louchesqté 12

Décoration

Vases vintageqté 24
Numéros de tableqté 8
Porte-nomsqté 90
Livre d’or
Stylos pour le livre d’orqté 3
Panneau d’accueil
Panneau de cérémonie
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 6
Guirlandesqté 12
Chemins de table en dentelleqté 8
Rouleaux de ruban dentelleqté 6
Cadres photoqté 12
Appareil photo Polaroid
Films Polaroidqté 6
Coussin d’alliances
Gâteau décoratif
Sachets de confettisqté 90
Cintresqté 20

Équipement

Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternesqté 16
Bougies LEDqté 60
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Couteau à gâteau
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Traitez les réponses des invités dès leur réception et notez les besoins alimentaires avant de valider le menu avec le traiteur. Un régime ou une allergie communiqué le jour du mariage arrive trop tard pour être géré correctement.
Préparez le plan de table, les porte-noms et les menus plusieurs jours avant la cérémonie. Gardez une version imprimée du déroulé pour les personnes qui coordonnent l’accueil, le repas et les temps forts.
Ne laissez pas les fleurs et le gâteau au dernier moment : prévoyez leur récupération dans le planning du jour J, avec une personne désignée et un horaire précis. Le bouquet, les compositions florales et le gâteau ne doivent pas dépendre des mariés.
Pour une réception vintage, vérifiez l’aménagement avant l’arrivée des invités : tables rondes, fauteuils, table du livre d’or, table des cadeaux et portants doivent avoir une place définie. Si la réception est sous tente, contrôlez aussi les circulations et l’accès aux tables de buffet.
Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et préparez les en-cas, les fruits et légumes avant l’arrivée des premiers invités. Prévoyez également un réassort séparé pour le coin café et thé afin qu’il reste fonctionnel pendant toute la réception.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage vintage ?: Envoyez-les environ 3 à 4 mois avant le mariage, puis fixez une date limite de réponse 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le menu, le plan de table et les quantités de vaisselle.
Quand faire le plan de table d’un mariage ?: Commencez une première version 4 à 6 semaines avant le mariage, dès que la majorité des réponses est arrivée. Finalisez-la environ 7 jours avant, puis imprimez les numéros de table et les porte-noms après la dernière vérification.
Que faut-il préparer la veille d’un mariage vintage ?: La veille, préparez les éléments imprimés, vérifiez la décoration, mettez les boissons au frais et confirmez les horaires de récupération du gâteau, du bouquet et des compositions florales. Gardez au moins 2 heures pour contrôler l’installation et le matériel d’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la réception ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, la vaisselle, les fleurs et les tables dédiées au livre d’or et aux cadeaux. Ajoutez 30 minutes de marge pour les ajustements de dernière minute et les livraisons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.