Checklist voor een verrassingsfeest organiseren

Een verrassingsfeest lukt alleen als de jarige niets merkt en alle gasten dezelfde instructies krijgen. Begin met de gastenlijst, uitnodigingen en dieetwensen en leg daarna locatie, aankomsttijd en het verrassingsplan vast. Regel boodschappen, taart, koeling en versiering niet op het laatste moment. Op de dag zelf draait alles om een stille aankomst, een ingerichte ruimte en één duidelijk afgesproken verrassingsmoment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Geheime aankomsttijd afspreken
Taart bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Locatie opruimen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Servies klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek testen
Cadeautafel inrichten
Toilet controleren
Verrassingsmoment voorbereiden
3 personen

Event

Geheime gasten ontvangen
2 personen
Gasten naar hun plek begeleiden
2 personen
Verrassing uitvoeren
3 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Muziek en verlichting bedienen

Nazorg

Buffet afruimen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Vergeten spullen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 44
Buffettafelaantal 2
Cadeautafel
Krukkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingeraantal 6
Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 100
Confettiaantal 4
Ballonlintaantal 2
Cadeaupapieraantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 3 weken vooraf de gastenlijst en verstuur de uitnodigingen. Vraag om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 week vooraf weet hoeveel eten, drinken en servies nodig zijn.
Geef gasten niet alleen een datum, maar ook een aankomsttijd die minstens 30 minuten vóór de verwachte komst van de verraste persoon ligt. Laat iedereen via één contactpersoon afmelden of wijzigingen doorgeven.
Haal de taart op de dag zelf op en koel dranken minstens 2 uur vooraf. Zet hapjes, serveerschalen, tangen en het taartmes klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Oefen het verrassingsmoment één keer met de aanwezige organisatoren. Spreek af wie gasten stil positioneert, wie de verraste persoon opvangt en wanneer de muziek en verlichting aangaan.
Richt de ruimte minstens 60 minuten vóór het moment in: tafels en stoelen plaatsen, buffet klaarzetten, cadeautafel aankleden en versiering ophangen. Test de Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verrassingsfeest organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Plan boodschappen, taart en versiering in de laatste week en reserveer op de dag zelf minimaal 1 uur voor de inrichting.
Hoe zorg ik dat de verrassing niet wordt ontdekt?: Gebruik één contactpersoon voor wijzigingen en zet in de uitnodiging een aankomsttijd die 30 minuten eerder is dan het verrassingsmoment. Laat gasten hun auto niet direct voor de locatie parkeren en houd cadeaus en versiering uit het zicht.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een verrassingsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem naast alcoholische dranken ook water en andere alcoholvrije opties mee en koel de voorraad minstens 2 uur vooraf.
Wanneer zet ik de hapjes en het buffet klaar?: Zet borden, bestek, glazen en serveerschalen ongeveer 30 minuten vóór aankomst klaar. Plaats kwetsbare of gekoelde hapjes pas vlak voor het buffet op tafel, zodat ze vers blijven en niemand de verrassing ontdekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.