Checklist voor een verpleegkundig congres organiseren

Een verpleegkundig congres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, accreditatie, techniek, catering en deelnemersregistratie op elkaar afstemmen. Begin met het thema, de locatie en de sprekers, en werk daarna toe naar aanmeldingen, presentaties en materialen. Gebruik de checklist om deadlines te bewaken en controleer de zalen, apparatuur en catering uiterlijk op de congresdag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vastleggen
2 personen
Congreslocatie reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers definitief bevestigen
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Accreditatiegegevens verzamelen
Presentaties opvragen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma's en routekaarten drukken
2 personen
Naamkaartjes drukken
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Catering aantallen bevestigen
Sprekersinformatie versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen en badges verzamelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie en zalen inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Presentaties op congreslaptop zetten
Wifi en laadpunten controleren
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Badges en programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers naar zaal begeleiden
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Tijd en programma bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Koffiepauze opruimen
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
Dranken bijvullen tijdens pauze
2 personen
Afsluiting en bedankwoord begeleiden
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Presentaties en apparatuur uitschakelen
2 personen
Naamkaartjes en programma's verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Aanwezigheidsbewijzen versturen
Bedankbericht aan sprekers sturen
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Bezoekerstafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafel
Krukkenaantal 4
Katheder
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Presentatielaptop
Reserve-laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
Laptopstandaard
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Laserpointeraantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 110
Naambadgeclipsaantal 110
Congresbannersaantal 3
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 6
Sprekersbordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 10

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de accreditatie vroeg vast. Verzamel de accreditatiegegevens van alle sprekers voordat je het programma definitief maakt en plan ruimte voor wijzigingen in hun presentaties.
Bevestig de catering op basis van de actuele aanmeldingen. Verzamel dieetwensen vóór je het definitieve aantal doorgeeft en controleer bij aankomst of koffie, water en servies klaarstaan.
Plan een aparte technische test vóór de ontvangst van deelnemers. Test de presentatielaptop, reserve-laptop, projector, microfoons, audiomixer, HDMI-adapters en presentatieklikker in elke zaal.
Maak registratie snel uitvoerbaar met registratietafels, naamkaartjes en een afgedrukte deelnemerslijst. Leg materialen en badges per alfabetische reeks klaar, zodat bezoekers niet allemaal tegelijk hoeven te zoeken.
Vraag presentaties uiterlijk enkele dagen vóór het congres op en controleer ze op beeldverhouding, video en lettergrootte. Zet de bestanden ook op de reserve-laptop en houd mobiele opladers en verlengsnoeren beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verpleegkundig congres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met thema, locatie en sprekers. Plan de inschrijving en uitnodigingen daarna uiterlijk 8 tot 12 weken vóór de congresdatum.
Wanneer moet ik de catering voor een verpleegkundig congres bevestigen?: Geef het verwachte aantal deelnemers en de dieetwensen 5 tot 7 werkdagen vooraf door. Controleer het definitieve aantal opnieuw 2 werkdagen vóór het congres, als de cateraar dat toestaat.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische controle van een congres?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten vóór de start voor een volledige test. Controleer per zaal beeld, geluid, microfoons, presentaties, kabels en de reserve-laptop.
Wanneer moeten presentaties van sprekers binnen zijn?: Vraag alle presentaties minimaal 3 werkdagen vóór het congres op. Controleer ze uiterlijk 1 werkdag vooraf en zet de definitieve bestanden op twee laptops.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.