Pflegekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pflegekongress braucht mehrere Vorläufe gleichzeitig: Programm, Referierende, Anmeldung, Technik und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Thema, Termin und Raumplanung und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Akkreditierung und Teilnehmerverwaltung vor. In der letzten Woche zählen vor allem bestätigte Mengen, geprüfte Präsentationen und ein klarer Ablauf vor Ort. Diese Checkliste hilft dir, nichts erst am Kongresstag zu bemerken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Thema festlegen
2 Personen
Kongresslocation reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Referenten endgültig bestätigen
Catering reservieren
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Fragen der Teilnehmenden beantworten
Akkreditierungsdaten sammeln
Präsentationen anfordern
Programm finalisieren
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Programme und Routenkarten drucken
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Catering-Mengen bestätigen
Referenteninformationen versenden
Teilnehmerliste ausdrucken
Materialien und Badges sammeln
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location und Säle besichtigen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Sprecherraum einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Präsentationen auf den Kongress-Laptop laden
WLAN und Ladepunkte prüfen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen

Event

Empfangstheke besetzen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Badges und Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Referenten zum Saal begleiten
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Zeit und Programm im Blick behalten
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffeepause servieren
3 Personen
Kaffeepause aufräumen
2 Personen
Mittagsbuffet eröffnen
3 Personen
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet und Tische abräumen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Mikrofone weitergeben
Getränke in der Pause auffüllen
2 Personen
Abschluss und Dankeswort begleiten
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Präsentationen und Geräte ausschalten
2 Personen
Namensschilder und Programme einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien aufräumen
2 Personen
Teilnehmerliste archivieren
Teilnahmebestätigungen versenden
Dankesnachricht an Sprecher senden
Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 110
BesuchertischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
HockerAnz. 4
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
KaffeekannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Präsentationslaptop
Ersatz-Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
Laptopständer
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
LaserpointerAnz. 2

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 110
NamensschildclipsAnz. 110
KongressbannerAnz. 3
Wegweiser-SchilderAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 6
ReferentenschilderAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 10

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
HandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Thema zuerst fest und reserviere die Kongresslocation erst danach passend zu Saalgröße, Registrierung und Catering. Plane für die Besichtigung vor Ort mindestens einen separaten Termin ein.
Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie auf Format, Ton und Seitenverhältnis. Halte einen Präsentationslaptop, einen Ersatz-Laptop sowie passende HDMI-Adapter bereit.
Schließe die Referierenden nicht nur mündlich ab: Sammle spätestens 2 Wochen vorher Namen, Vortragstitel, Akkreditierungsdaten und technische Anforderungen und verschicke danach die gebündelten Informationen.
Erfasse Ernährungswünsche fortlaufend und bestätige die Catering-Mengen 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Rechne dabei nicht nur mit angemeldeten Personen, sondern prüfe auch Referierende und das Organisationsteam.
Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Programme und Routenkarten erst nach dem Anmeldeschluss, aber spätestens am Vortag. Lege Materialien und Badges an einem festen Registrierungstisch bereit und kühle die Getränke rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Pflegekongress organisieren?: Starte idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Thema, Location und Referierenden. Anmeldung und Einladungen sollten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress veröffentlicht beziehungsweise verschickt werden.
Wann müssen die Referierenden für einen Pflegekongress endgültig bestätigt sein?: Bestätige die Referierenden spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verbindlich. Präsentiere ihre finalen Vortragstitel und technischen Anforderungen anschließend gesammelt im Programm.
Wann soll das Catering für einen Pflegekongress bestätigt werden?: Bestätige die Catering-Mengen 3 bis 5 Tage vor dem Kongress. Ernährungswünsche solltest du während der Anmeldung erfassen und spätestens eine Woche vorher abschließend prüfen.
Welche Technik braucht ein Pflegekongress?: Plane mindestens einen Präsentationslaptop, einen Ersatz-Laptop, Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker ein. Prüfe alle Geräte und Kabel am Vortag und teste den Saal vor dem Einlass.

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