Checklist pour organiser un congrès infirmier

Un congrès infirmier demande un suivi précis bien avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : définir le programme, réserver le lieu et les prestataires, gérer les inscriptions, puis préparer l’accueil et les salles. Prévoyez aussi un contrôle dédié aux présentations, aux besoins alimentaires et aux données d’accréditation. Les dernières vérifications concernent le matériel audiovisuel, les badges, la restauration et l’aménagement du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
2 personnes
Réserver le lieu du congrès
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer définitivement les intervenants
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Collecter les données d’accréditation
Demander les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les programmes et les plans d’itinéraire
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer les quantités de catering
Envoyer les informations sur les intervenants
Imprimer la liste des participants
Rassembler le matériel et les badges
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le lieu et les salles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Mettre les présentations sur l’ordinateur portable du congrès
Vérifier le wifi et les points de charge
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges et les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Superviser le timing et le programme
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Ranger la pause café
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Passer les microphones
Réapprovisionner les boissons pendant la pause
2 personnes
Animer la clôture et le mot de remerciement
Guider les participants vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre les présentations et les équipements
2 personnes
Rassembler les badges nominatifs et les programmes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Archiver la liste des participants
Envoyer les justificatifs de présence
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tables pour les visiteursqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table des intervenants
Tabouretsqté 4
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Ordinateur portable de présentation
Ordinateur portable de secours
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Support pour ordinateur portable
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Pointeur laserqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 110
Pinces pour badges nominatifsqté 110
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 6
Panneaux pour les intervenantsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Thermosqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant de confirmer les intervenants et le traiteur : vérifiez le nombre de salles, les horaires d’accès et la capacité en places assises. Une visite sur place quelques jours avant le congrès évite les mauvaises surprises.
Demandez les présentations aux intervenants au moins 7 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation et gardez un ordinateur portable de secours ainsi que les adaptateurs HDMI nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas finalisé leur dossier. Traitez séparément les besoins alimentaires et collectez les informations d’accréditation avant d’imprimer la liste des participants.
Préparez les badges, le programme et les plans d’itinéraire au moins 2 jours à l’avance. À l’accueil, prévoyez une table d’inscription, les badges classés par ordre alphabétique et une liste imprimée de secours.
Confirmez les quantités de restauration après la clôture des inscriptions, puis refroidissez les boissons et récupérez les courses le jour prévu. Inspectez aussi les microphones, le projecteur, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès infirmier ?: Commencez idéalement 6 à 9 mois avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, définissez le programme et contactez les intervenants, car ces éléments conditionnent les inscriptions et la communication.
Quand envoyer les invitations pour un congrès infirmier ?: Envoyez les invitations environ 8 à 12 semaines avant le congrès. Laissez ensuite au moins 4 semaines pour les inscriptions et prévoyez une relance 10 à 14 jours avant la date limite.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant l’événement, puis vérifiez-les dans les 48 heures suivantes. Cette marge permet de résoudre les problèmes de format, de câble ou d’adaptateur avant le jour du congrès.
Combien de temps prévoir pour installer un congrès infirmier ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’accueil des participants pour installer les tables, les badges et le matériel audiovisuel. Ajoutez du temps si plusieurs salles, microphones ou présentations doivent être testés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.