LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een verpleeghuis open dag organiseren

Een verpleeghuis open dag vraagt om meer dan een programma en een ontvangsttafel. Je stemt rondleidingen af op bewoners, maakt routes toegankelijk en verdeelt vrijwilligers over ontvangst, begeleiding en activiteiten. Regel toestemmingen, aanmeldingen en dieetwensen ruim vooraf; op de dag zelf moeten techniek, vluchtroutes en versproducten gecontroleerd zijn. Deze checklist zet de voorbereiding in een werkbare volgorde, van datum en programma tot stoelen, koffie en een rustige afronding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Rondleidingroutes bepalen

    2 personen

  • Activiteitenprogramma samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Open dag online publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Rondleidingsreserveringen maken

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Bewoners informeren

    2 personen

  • Toestemmingen bewoners controleren

    2 personen

  • Leveringen reserveren

  • Drukwerk laten maken

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Versproducten ophalen

    2 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Vluchtroutes vrijmaken

    2 personen

  • Rondleidingsruimtes opruimen

    3 personen

  • Decoratie klaarzetten

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Ontvangsttafel voorbereiden

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Buffetruimte inrichten

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

  • Programma's klaarleggen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Geluid en presentatie testen

    2 personen

  • Teambriefing houden

    5 personen

Event

  • Bewoners begeleiden naar zaal

    4 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Rondleidingen begeleiden

    4 personen

  • Activiteiten begeleiden

    5 personen

  • Vragen van bezoekers beantwoorden

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Bewoners terugbegeleiden

    4 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    3 personen

  • Aanmeldgegevens veilig opbergen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Buffet opruimen

    3 personen

  • Eten veilig bewaren

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Materialen schoonmaken

    3 personen

  • Zalen schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Ruimtes afsluiten

    2 personen

  • Bruikbare materialen opbergen

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen verwerken

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Bewoners en familie bedanken

    2 personen

  • Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 100
  • Statafelsaantal 4
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Rolstoelvriendelijke tafelsaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Glazenaantal 150
  • Bordenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Lepelsaantal 120
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Inschrijftabletsaantal 2
  • Pionnenaantal 12
  • Rolstoelhellingenaantal 2

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Slingersaantal 12
  • Tafelkledenaantal 12
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Naambordjesaantal 120
  • Pennenaantal 30
  • Programmastandaardsaantal 8
  • Fotolijstenaantal 12

Schoonmaak

  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Bezem en blikaantal 3
  • Microvezeldoekenaantal 20

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per groep een maximum aan dat past bij de route, de lift en de rust van bewoners. Reserveer daarnaast ruimte voor bezoekers die zonder aanmelding komen.
  • Controleer uiterlijk een week vooraf welke bewoners toestemming hebben gegeven voor deelname of zichtbaarheid. Informeer bewoners ook over het programma, verwachte drukte en momenten waarop rondleidingen langskomen.
  • Wijs per rondleiding minimaal één begeleider aan en geef vrijwilligers vooraf een korte briefing met route, toiletten, vluchtroutes en de plek van de ontvangsttafel. Plan extra hulp bij de entree en bij rolstoelvriendelijke doorgangen.
  • Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm minstens één dag eerder op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en houd doorgangen volledig vrij.
  • Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren. Controleer de boodschappenlijst op dieetwensen en haal versproducten zo laat mogelijk op, zodat ze tijdens de open dag goed blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verpleeghuis open dag organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en rondleidingsroutes. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de open dag en sluit aanmeldingen enkele dagen vooraf af als je met tijdsloten werkt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verpleeghuis open dag?
Reken minimaal één vrijwilliger per rondleidingsgroep en plan daarnaast 2 mensen voor ontvangst en 1 aanspreekpunt voor techniek en catering. Bij meerdere routes of meer dan 30 bezoekers tegelijk zijn extra begeleiders verstandig.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag in een verpleeghuis?
Werk met tijdsloten van ongeveer 30 tot 45 minuten en laat tussen twee groepen 10 minuten ruimte voor terugkomst en wisseling. Reserveer vooraf plaatsen voor rolstoelgebruikers en controleer of de route geen smalle doorgangen of drukke rustmomenten kruist.
Wanneer moet de techniek voor een verpleeghuis open dag getest worden?
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk de dag ervoor op de definitieve opstelling. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroom, kabels en geluidsniveau, voordat bezoekers binnenkomen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!