Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en maison de repos

Une journée portes ouvertes en maison de repos demande une coordination précise entre les visites, les résidents, les familles et les équipes. Commencez par fixer le programme et les parcours, puis prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations nécessaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les bénévoles, les livraisons, le matériel et l’aménagement des salles. Cette checklist rassemble 67 tâches et 44 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les parcours de visite
2 personnes
Composer le programme des activités
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations de visite guidée
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les résidents
2 personnes
Vérifier les autorisations des résidents
2 personnes
Réserver les livraisons
Faire réaliser les imprimés
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Ranger les salles de visite
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les programmes
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le son et la présentation
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

Accompagner les résidents vers la salle
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les activités
5 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Reconduire les résidents
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Ranger en toute sécurité les données d’inscription

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Conserver les aliments en sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer les espaces
2 personnes
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
Traiter les courses restantes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remercier les résidents et les familles
2 personnes
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Tablettes d’inscriptionqté 2
Cônesqté 12
Rampes pour fauteuils roulantsqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Pupitres de programmeqté 8
Cadres photoqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les parcours de visite au moins 4 semaines avant l’événement. Prévoyez des créneaux de réservation afin d’éviter des groupes trop nombreux dans les espaces de vie.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avant la dernière semaine. Utilisez ces réponses pour ajuster les achats, les boissons, la vaisselle et les tables accessibles en fauteuil roulant.
Informez les résidents et vérifiez leurs autorisations avant de publier les photos ou de les intégrer aux visites. Cette vérification est souvent oubliée jusqu’au jour même.
Répartissez les bénévoles par créneau et par mission au moins 7 jours à l’avance : accueil, accompagnement des groupes, service et orientation. Gardez une personne disponible pour les imprévus.
Faites un test technique la veille avec les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les rallonges. Inspectez aussi les voies d’évacuation avant d’installer tables, chaises et décoration.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une journée portes ouvertes en maison de repos ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, les autorisations des résidents et les réservations de livraison demandent plusieurs semaines de coordination.
Combien de temps prévoir pour les visites guidées ?: Prévoyez des créneaux de 30 à 45 minutes par groupe, selon la taille de la maison et le nombre de parcours. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements et réorienter les visiteurs.
Quand confirmer les bénévoles pour une journée portes ouvertes ?: Confirmez la répartition au moins 7 jours avant l’événement, puis envoyez les horaires définitifs 48 heures à l’avance. Prévoyez une personne de remplacement pour chaque grande mission.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes en maison de repos ?: La veille, vérifiez les inscriptions, les livraisons, les produits frais, les autorisations, la technique et l’aménagement des salles. Comptez environ 2 à 3 heures pour l’installation et l’inspection complète du lieu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.