Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una residencia
Una jornada de puertas abiertas en una residencia necesita más coordinación que una visita informal. Hay que encajar las visitas guiadas con la rutina de los residentes, controlar las inscripciones y preparar cada sala sin bloquear las rutas de evacuación. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en orden, desde fijar la fecha y el programa hasta probar los micrófonos, montar la recepción y dejar listas las mesas accesibles.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Determinar las rutas de la visita guiada
2 personas
Preparar el programa de actividades
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas para visitas guiadas
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Comprobar los permisos de los residentes
2 personas
Reservar suministros
Encargar material impreso
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Recoger las salas de la visita
3 personas
Preparar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar los programas
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sonido y la presentación
2 personas
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
Acompañar a los residentes al salón
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar visitas
4 personas
Coordinar actividades
5 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Acompañar de regreso a los residentes
4 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Guardar de forma segura los datos de inscripción
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Conservar la comida de forma segura
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar los espacios
2 personas
Guardar los materiales reutilizables
2 personas
Gestionar las compras sobrantes
Devolver el material alquilado
2 personas
Agradecer a los residentes y a la familia
2 personas
Archivar fotos y documentos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Mesas accesibles para sillas de ruedascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Percheroscant. 2
- Tablets de inscripcióncant. 2
- Conoscant. 12
- Rampas para sillas de ruedascant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Pancartas con nombrescant. 120
- Bolígrafoscant. 30
- Atriles para programascant. 8
- Marcos de fotoscant. 12
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen: así tendrás tiempo para enviar invitaciones, publicar el evento y reservar plazas para las visitas guiadas.
- Asigna las visitas por turnos y calcula grupos manejables para cada ruta. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el mismo día, para poder organizar la compra y el servicio.
- Confirma con antelación los permisos de los residentes que puedan aparecer en fotografías o actividades. Informa también a los vecinos para evitar dudas sobre el movimiento de visitantes.
- Haz una inspección completa antes de montar: las rutas de evacuación deben quedar despejadas y las salas ordenadas. Comprueba especialmente el paso de las sillas de ruedas y reserva mesas accesibles.
- Prueba la técnica al menos un día antes y vuelve a revisarla antes de abrir las puertas. Micrófonos inalámbricos, altavoces, portátil, proyector, pantalla, cables y regletas deben estar conectados y localizados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una residencia?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, publicar la convocatoria, gestionar inscripciones, asignar voluntarios, encargar material impreso y reservar suministros.
- ¿Cuántas personas pueden participar en una visita guiada a una residencia?
- Depende del tamaño de las salas y de la ruta, pero conviene trabajar con grupos reducidos y reservar varios turnos. Define la capacidad de cada visita antes de abrir las inscripciones y deja unos 10 minutos entre grupos para evitar cruces.
- ¿Cuándo hay que recoger las preferencias dietéticas de los visitantes?
- Pídelas durante la inscripción y cierra la recopilación al menos 7 días antes. Así puedes ajustar la compra, preparar bebidas y organizar platos, vasos, cubiertos y bandejas sin improvisar.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y otra revisión de 30 minutos el día del evento. Comprueba el sonido desde las últimas sillas, la imagen del proyector y la longitud de los cables y regletas.
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