Verkiezingsdebat organiseren: checklist en planning

Een verkiezingsdebat vraagt om meer voorbereiding dan alleen kandidaten en vragen uitnodigen. Je moet ook de spreektijden vastleggen, publieksvragen verzamelen, beeldopname afstemmen en de techniek testen. Werk terug vanaf de debatavond: leg eerst datum, locatie, gespreksleider en deelnemers vast en regel daarna programma, communicatie en catering. In de laatste week controleer je aanmeldingen, kandidateninformatie, presentatie, timer, microfoons en de ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Kandidaten benaderen
2 personen
Gespreksleider vastleggen
2 personen
Debatregels opstellen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Thema's en vragen verzamelen
3 personen
Vragen van inwoners verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Toestemming voor beeldopname regelen
Pers en buurtmedia uitnodigen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentatie en timer voorbereiden
2 personen
Kandidateninformatie verzamelen
2 personen
Definitieve vragenlijst maken
3 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Herinnering versturen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Debattafels plaatsen
3 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Briefing met vrijwilligers
5 personen
Kandidaten ontvangen
2 personen
Kandidaten instrueren
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Debat openen
Debat begeleiden
2 personen
Tijd en spreektijd bewaken
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Debat afsluiten
Kandidaten uitzwaaien
2 personen
Informele nazit begeleiden
3 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Debattafelsaantal 4
Registratietafel
Koffietafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 7

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 5
Microfoonstandaardsaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 3
Presentatieklikker
Digitale timer
Oplaadbare batterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Tafelbordjesaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Plakgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de debatregels uiterlijk 3 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de spreektijd, volgorde van reageren, manier van onderbreken en het maximumaantal publieksvragen, zodat kandidaten en gespreksleider dezelfde verwachtingen hebben.
Plan een technische repetitie van minimaal 60 minuten op de locatie. Test beide draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, projector, timer en alle verlengkabels; houd oplaadbare batterijen en gaffer tape achter de hand.
Sluit de publieksaanmeldingen 2 tot 3 dagen voor het debat af. Bevestig daarna de inschrijving, verwerk dieetwensen en maak een lijst voor de registratietafel, inclusief naambadges en eventuele bewegwijzering.
Verzamel vragen van inwoners tot uiterlijk 1 week vooraf en maak daarna één definitieve vragenlijst. Controleer of de thema’s evenwichtig zijn en geef de gespreksleider een versie met tijdsindicaties en reservevragen.
Regel catering niet alleen voor het publiek, maar ook voor kandidaten en organisatie. Zet koffie, thee, water en glazen klaar vóór de inloop en controleer 30 minuten voor aanvang of servies, hapjes, thermoskannen en koelboxen op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verkiezingsdebat organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de debatavond. Dan heb je tijd om kandidaten te benaderen, een gespreksleider vast te leggen, vragen te verzamelen, techniek te reserveren en publiek uit te nodigen.
Hoeveel tijd duurt een verkiezingsdebat?: Reken voor het inhoudelijke debat op 90 tot 120 minuten, met daarnaast 30 minuten voor inloop en registratie. Plan per thema vaste spreektijden en houd 10 tot 15 minuten over voor vragen van inwoners of een afronding.
Wanneer moet ik kandidaten uitnodigen voor een verkiezingsdebat?: Benader kandidaten uiterlijk 6 weken vooraf en geef een duidelijke reactietermijn van 7 dagen. Stuur de definitieve debatregels, planning en praktische informatie vervolgens uiterlijk 1 week voor het debat toe.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een verkiezingsdebat?: Gebruik minimaal één microfoon per actieve spreker en één extra voor de gespreksleider of publieksvragen. Voor een debat met vier kandidaten komt dat meestal neer op 5 draadloze microfoons; test ze allemaal tijdens de repetitie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.