Cómo organizar un debate electoral sin dejar cabos sueltos

Organizar un debate electoral requiere cerrar primero la fecha, el lugar y la participación de los candidatos. Después hay que definir las reglas, el papel del moderador, los temas y el horario exacto, incluidos los tiempos de intervención. Esta checklist también contempla las inscripciones, las preguntas de los vecinos, la prensa, los permisos de grabación y la parte técnica. Déjala preparada con varias semanas de margen para poder corregir ausencias, cambios de agenda o problemas con el sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar a los candidatos
2 personas
Designar al moderador
2 personas
Redactar las normas del debate
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Recopilar temas y preguntas
3 personas
Recoger preguntas de los vecinos
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Gestionar el permiso para grabación de imagen
Invitar a la prensa y a los medios locales
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar la presentación y el cronómetro
2 personas
Recopilar información de los candidatos
2 personas
Hacer el cuestionario definitivo
3 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Enviar recordatorio
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Recoger las llaves del recinto

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas del debate
3 personas
Montar la técnica
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Reunión informativa con voluntarios
5 personas
Recibir a los candidatos
2 personas
Dar instrucciones a los candidatos
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir el debate
Dirigir el debate
2 personas
Controlar el tiempo y el turno de palabra
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Cerrar el debate
Despedir a los candidatos
2 personas
Guiar la tertulia informal
3 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas para el debatecant. 4
Mesa de registro
Mesas de cafécant. 3
Mantelescant. 7

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 5
Soportes para micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cinta gaffercant. 3
Clic de presentación
Temporizador digital
Baterías recargablescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6

Decoración

Portanombrescant. 120
Tarjetas de nombrecant. 120
Carteles de mesacant. 8
Paneles de señalizacióncant. 8
Banderascant. 12
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobas de manocant. 2
Aspiradora
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma a los candidatos y al moderador al menos 4 semanas antes. Envía las normas, el formato y la duración de cada intervención por escrito para evitar cambios de última hora.
Cierra el programa con bloques medidos al minuto y reserva 10-15 minutos para preguntas de los vecinos. Prepara además una presentación y un temporizador digital visibles para quien modera.
Abre las inscripciones entre 2 y 3 semanas antes y pide las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Confirma las plazas y envía un recordatorio 48 horas antes.
Prueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, portátil y proyector como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Lleva baterías recargables, cables alargadores, regletas y cinta gaffer para resolver fallos habituales.
Prepara la mesa de registro, las acreditaciones y la señalización antes de la llegada del público. Coloca con antelación las sillas, mesas del debate, mesas de café y el material para servir bebidas y aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate electoral?: Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar candidatos, moderador, lugar y normas. Reserva 2 semanas adicionales si esperas prensa, grabación o muchas inscripciones.
¿Cuánto debe durar un debate electoral?: Planifica entre 90 y 120 minutos, con bloques de intervención definidos y 10-15 minutos para preguntas del público. Añade 30 minutos antes para registro y pruebas técnicas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y el recordatorio?: Envía las invitaciones cuando el programa y el formulario de inscripción estén listos, idealmente 2-3 semanas antes. Manda un recordatorio 48 horas antes con la hora, el lugar y las indicaciones de acceso.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico del debate?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del inicio y comprueba también las baterías y las conexiones de reserva. Si se va a grabar, verifica el permiso de imagen y el funcionamiento de la grabación antes de que llegue el público.

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