Checklist voor een verkeersinformatieavond organiseren

Een verkeersinformatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een presentatie. Je moet sprekers, programma, aanmeldingen en techniek op elkaar afstemmen, terwijl bezoekers ook duidelijke informatie over de avond krijgen. Begin met de locatie en datum, werk daarna naar uitnodigingen en inhoud toe. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, materialen en een praktische controle op locatie. Gebruik de checklist om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid controleren
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Techniek controleren
2 personen
Programma afdrukken
Aanmeldingen bevestigen
Herinnering versturen
Boodschappen doen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatieborden printen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Geluids- en beeldtest uitvoeren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Informatiefolders uitdelen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Presentatietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekeraantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Koffiekanaantal 3
Thermoskanaantal 4
Waterkanaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Pijlenstickersaantal 20
Flip-over
Flip-overvellen

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 2
LED-lampenaantal 4

Tips

Reserveer de locatie zodra datum en programma in hoofdlijnen vaststaan. Controleer direct of er genoeg stoelen, tafels, een registratietafel en een aparte presentatietafel passen.
Verzamel presentaties uiterlijk enkele dagen vooraf en test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en luidspreker samen. Neem ook een verlengkabel, stekkerdoos en presentatieklikker mee.
Stuur na de aanmeldbevestiging uiterlijk 24 uur voor de avond een herinnering met begintijd, adres en praktische informatie. Zet dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften apart op de deelnemerslijst.
Richt de registratietafel minimaal 30 minuten voor inloop in met naambadges, programma’s en informatieborden. Leg stoelen en tafels zo dat bezoekers de spreker en het scherm zonder omkijken kunnen zien.
Plan de catering op basis van het aantal bevestigde deelnemers en zet koffie, thee en water klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer ook of kopjes, glazen, borden, bestek, serveerschalen en tangen aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verkeersinformatieavond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum, sprekers en het programma. Verstuur de uitnodigingen zodra de hoofdonderdelen vaststaan, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer verstuur ik een herinnering voor een verkeersinformatieavond?: Stuur de herinnering ongeveer 24 uur voor de avond. Vermeld daarin de begintijd, locatie, route- of toegankelijkheidsinformatie en eventuele wijziging in het programma.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 45 minuten vóór de inloop voor het aansluiten en testen van beeld en geluid. Test de presentatie vanaf de laptop die je tijdens de avond gebruikt en houd een HDMI-kabel en verlengkabel achter de hand.
Wanneer zet ik de registratie klaar?: Zet de registratietafel minstens 30 minuten voor de start klaar. Leg naambadges, programma’s en informatieborden op volgorde, zodat bezoekers zonder opstopping kunnen binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.