Verkehrsinformationsabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Verkehrsinformationsabend braucht mehr Vorbereitung als nur Raum, Vortrag und Einladungen. Sie müssen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit früh klären, Präsentationen sammeln und die Technik vor Ort testen. Diese Checkliste führt Sie von der Terminplanung bis zum Registrierungstisch am Veranstaltungstag. Planen Sie außerdem Zeit für Namensschilder, Infotafeln, Kaffee und Tee sowie den Auf- und Abbau ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Redner einladen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit prüfen
Catering bestellen
Präsentationen sammeln
Technik prüfen
2 Personen
Programm drucken
Anmeldungen bestätigen
Erinnerung senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Infotafeln drucken
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Ton- und Bildtest durchführen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Abendessen vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Informationsbroschüren verteilen
2 Personen
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Registrierungstisch
- Präsentationstisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteckdosenleisteAnz. 4
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- MesserAnz. 60
- LöffelAnz. 60
Küche
- KaffeekanneAnz. 3
- ThermoskanneAnz. 4
- WasserkanneAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- EisbehälterAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 4
- PfeilaufkleberAnz. 20
- Flipchart
- Flipchartblätter
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
- AbfalltrennbehälterAnz. 3
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
- LED-LampenAnz. 4
Tipps
- Legen Sie Programm und Referenten mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleibt genügend Zeit, Einladungen zu verschicken, Anmeldungen zu bearbeiten und Präsentationen rechtzeitig einzusammeln.
- Prüfen Sie die Technik nicht erst kurz vor Beginn: Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon, Lautsprecher und HDMI-Kabel am Veranstaltungsort mindestens 1 Woche vorher und noch einmal am Veranstaltungstag.
- Schließen Sie Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Abend ab. Dann können Sie Sitzplätze, Namensschilder, Catering, Teller, Gläser und Besteck anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl vorbereiten.
- Planen Sie den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Registrierungstisch, Präsentationstisch, Tische, Stühle, Infotafeln und Technik brauchen jeweils einen festen Platz und sollten nicht erst während der Ankunft der Gäste eingerichtet werden.
- Stellen Sie Getränke und Catering nicht ohne Kühlplanung bereit: Nutzen Sie Kühlboxen und Eisbehälter für empfindliche Speisen und Getränke und rechnen Sie für Kaffee, Tee und Wasser mit mindestens einer Ausgabe- beziehungsweise Nachfüllmöglichkeit pro 25 Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Verkehrsinformationsabend planen?
- Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm, Raum und Referenten. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung feststehen.
- Wann sollte die Technik für den Verkehrsinformationsabend geprüft werden?
- Führen Sie den ersten vollständigen Test mindestens 1 Woche vorher durch. Testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Stromversorgung zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Verkehrsinformationsabends?
- Planen Sie mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Präsentationstisch, Technik, Kaffee und Tee ein. Bei extern gelieferter Ausstattung sind 2 Stunden realistischer.
- Wann verschickt man die Erinnerung an die Teilnehmer?
- Senden Sie die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Verkehrsinformationsabend. Nennen Sie darin Beginn, Einlass, Veranstaltungsort, Anmeldestatus und gegebenenfalls Hinweise zur Barrierefreiheit.
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