Checklist pour organiser une soirée d’information sur la circulation

Une soirée d’information sur la circulation demande davantage qu’une salle et quelques présentations. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’accessibilité, le catering et toute la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à vérifier les détails souvent oubliés : câbles, badges, signalétique, test du son et de l’image, café et table d’accueil. Prévoyez une dernière confirmation quelques jours avant l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’accessibilité
Commander le catering
Rassembler les présentations
Vérifier la technique
2 personnes
Imprimer le programme
Confirmer les inscriptions
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Effectuer un test son et image
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Préparer le repas du soir
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Distribuer les brochures d'information
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de présentation
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleurqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Cafetièreqté 3
Thermosqté 4
Carafe d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 3
Conteneurs à glaceqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Autocollants flèchesqté 20
Paperboard
Feuilles de paperboard

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 2
Lampes LEDqté 4

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’inviter les intervenants. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir leurs disponibilités et finaliser les présentations.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les besoins alimentaires. Confirmez le nombre de participants 3 à 5 jours avant de commander le catering et de préparer les badges nominatifs.
Vérifiez l’accessibilité de la salle avant l’envoi des invitations : accès sans marche, circulation entre les chaises et sanitaires accessibles doivent être confirmés, pas supposés.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et le haut-parleur au moins 60 minutes avant l’accueil. Branchez aussi les rallonges, multiprises et câbles HDMI de secours.
Installez la table d’inscription, les panneaux d’information et le programme imprimé avant l’arrivée des premiers participants. Préparez le café et le thé dans des thermos afin de pouvoir accueillir le public sans interrompre le début de la séance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée d’information sur la circulation ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps aux participants de s’inscrire et aux intervenants de confirmer leur participation.
Quand confirmer le nombre de participants au catering ?: Demandez une confirmation finale 3 à 5 jours avant la soirée. Utilisez ce chiffre pour ajuster les repas, les boissons, les verres, les tasses et les badges.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Prévoyez au moins 60 minutes sur place avant l’ouverture. Testez chaque présentation avec le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et le haut-parleur, puis vérifiez les câbles et les prises électriques.
Quand préparer la salle et la table d’inscription ?: Installez les tables, les chaises, la table de présentation et la table d’inscription le jour même, avant l’arrivée du public. Terminez idéalement 30 minutes à l’avance pour garder du temps en cas de problème.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.