Boodschappenlijst voor een verkeersinformatieavond

Voor een verkeersinformatieavond heb je meer nodig dan stoelen en een presentatie. Richt de ruimte in voor ontvangst, uitleg en vragen, met een aparte registratie- en presentatietafel. Regel techniek die past bij de zaal en test alle aansluitingen vooraf. Denk ook aan koffie, thee, water en eenvoudig serveermateriaal, zodat de avond niet stilvalt door ontbrekende kopjes, kabels of kannen. Gebruik de volledige lijst hieronder als controle bij het inkopen en verzamelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Presentatietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekeraantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Koffiekanaantal 3
Thermoskanaantal 4
Waterkanaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Pijlenstickersaantal 20
Flip-over
Flip-overvellen

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Spa Blauw - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije koekjes - 2 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 3 zakken
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Belegde broodjes - 70 stuks
- Vegetarische broodjes - 15 stuks
- Veganistische broodjes - 8 stuks
- Glutenvrije broodjes - 5 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Koffiefilters - 1 pak
- Roerstaafjes - 1 pak
- Servetten - 4 pakken
- Papieren handdoeken - 6 rollen
- Toiletpapier - 2 pakken
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 1 pak

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 2
LED-lampenaantal 4

Tips

Reken per aanwezige op één koffiekopje, één glas en één bord; leg daarnaast ongeveer 10% extra klaar voor onverwachte bezoekers of omloop tijdens de avond.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidspreker uiterlijk één dag vooraf samen. Neem minstens één passende HDMI-kabel, een verlengkabel en een stekkerdoos mee.
Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor de inloop klaar met naambadges, pennen en de deelnemerslijst. Zo blijft de entree vrij wanneer meerdere bezoekers tegelijk aankomen.
Voor koffie en thee werkt één thermoskan per 8 tot 10 personen als praktische richtlijn voor het eerste deel van de avond. Vul ook een aparte waterkan en zet glazen direct naast de zitplaatsen of catering.
Breng informatieborden, programma’s en presentatiemateriaal in één gelabelde krat naar de locatie. Controleer vóór vertrek vooral kleine onderdelen zoals de presentatieklikker, adapters, serveertangen en opscheplepels.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een verkeersinformatieavond?: Voorzie in zitplaatsen, een registratie- en presentatietafel, laptop, beamer, scherm, microfoon, luidspreker en aansluitmateriaal. Voeg koffie- en theeservies, waterglazen, serveermateriaal, programma’s, informatieborden en naambadges toe.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een verkeersinformatieavond?: Zet voor elke bevestigde deelnemer één stoel klaar en voeg 5 tot 10% reserve toe. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de verwachte vrije inloop.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een informatieavond?: Reken op twee drankjes per persoon voor het eerste uur en ongeveer één extra drankje per persoon daarna. Voor 40 bezoekers heb je dus circa 80 koppen voor het eerste uur nodig, plus een reserve van 10%.
Wanneer moet ik de techniek voor een verkeersinformatieavond regelen?: Leg laptop, beamer, scherm, microfoon en kabels uiterlijk één week vooraf vast en voer minimaal één volledige test uit op de locatie. Controleer op de dag zelf nogmaals beeld, geluid en stroomaansluitingen, bij voorkeur 60 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.