Que faut-il prévoir pour une soirée d’information sur la circulation ?

Pour une soirée d’information sur la circulation, prévoyez à la fois l’accueil des participants, le matériel de présentation et une pause conviviale. La liste comprend notamment les équipements audio et vidéo, les câbles, la vaisselle, le café, le thé et le service des boissons. Ajoutez des tables et des chaises en fonction des inscriptions confirmées, plutôt que de vous fier aux réponses initiales. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les multiprises, les badges et les panneaux d’information.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de présentation
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleurqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Cafetièreqté 3
Thermosqté 4
Carafe d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 3
Conteneurs à glaceqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Autocollants flèchesqté 20
Paperboard
Feuilles de paperboard

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Sandwichs garnis - 70 pièces
- Sandwichs végétariens - 15 pièces
- Sandwichs végétaliens - 8 pièces
- Petits pains sans gluten - 5 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Houmous - 4 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Filtres à café - 1 paquet
- Agitateurs - 1 paquet
- Serviettes - 4 paquets
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 2 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 1 paquet

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 2
Lampes LEDqté 4

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée de la table de présentation, avec les badges nominatifs et le programme imprimé prêts au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.
Pour la projection, rassemblez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le cliqueur et le micro sans fil, puis testez le son et l’image 60 minutes avant le début.
Comptez environ deux tasses de café ou de thé par participant pour une pause d’une heure, avec des verres et une carafe d’eau en complément.
Prévoyez au moins une rallonge électrique et une multiprise par zone technique, en vérifiant leur longueur et le nombre de prises avant l’installation.
Commandez la restauration après la confirmation des inscriptions et transmettez les besoins alimentaires au prestataire au plus tard 3 jours avant la soirée.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une soirée d’information ?: Prévoyez une chaise par inscription confirmée, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 participants, installez donc 84 à 88 chaises si la salle le permet.
Combien de café prévoir par personne ?: Comptez environ deux tasses par participant pour une pause d’une heure. Pour 50 personnes, prévoyez au moins 100 tasses, ainsi qu’une réserve de 10 %.
Quand tester le vidéoprojecteur et le micro ?: Effectuez un test complet du son et de l’image au moins 60 minutes avant l’accueil. Gardez ensuite 15 minutes pour résoudre un problème de câble, d’alimentation ou de connexion.
Quand préparer les badges et les panneaux d’information ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez les panneaux au plus tard la veille. Placez-les sur la table d’inscription 30 minutes avant l’arrivée des participants.

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