Checklist voor een verjaardagstuinfeest

Een verjaardagstuinfeest vraagt vooral om goede timing: wat buiten staat, moet vóór de gasten komen geregeld zijn. Begin met de uitnodigingen en reserveringen, verzamel dieetwensen en controleer daarna het weer. In de laatste dagen regel je boodschappen, taart en gekoelde dranken. Op de dag zelf werk je van tuin en tent naar tafels, buffet, verlichting en ontvangst. Deze checklist bevat 41 taken en 34 spullen, zodat je per fase kunt afvinken wat klaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Partytent reserveren
Extra stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
Tuin maaien
Tuin en terras opruimen
2 personen
Partytent opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Toilet en handenwasplek controleren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Afval tussentijds sorteren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytent afbreken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Tuin en terras schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Geleende spullen retourneren
Koelboxen leegmaken en reinigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Statafelsaantal 2
Biertafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Glazenaantal 50
Wijnglazenaantal 30
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Verjaardagsbanner
Tafeldecoratiesaantal 5
Vazenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Taartmes
Keukentangenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
LED-lantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blik
Emmeraantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de partytent en extra stoelen zodra je het aantal genodigden redelijk kent. Tel voor de zitplaatsen niet alleen de gasten, maar ook ruimte voor een buffet, koffie- en theepunt en looppaden.
Controleer de weersverwachting niet alleen de ochtend zelf, maar ook ongeveer 3 dagen vooraf. Dan kun je nog bijsturen met de opstelling van de partytent, tafels en verlichting.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en leg ze uiterlijk een week voor het feest naast je menu. Zo voorkom je dat je op de feestdag nog een apart gerecht of geschikte serveerschaal moet regelen.
Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en zet niet alles tegelijk op tafel. Houd een voorraad achter de hand, zodat warme flessen en lege glazen niet midden in de ontvangst ontstaan.
Leg taartmes, serveerlepels, keukentangen en snijplanken vóór het buffet klaar. Juist klein keukengerei wordt vaak vergeten terwijl de taart en hapjes al klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een verjaardagstuinfeest?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je stoelen, tent, eten en drinken op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een verjaardagstuinfeest?: Reken minimaal 1 stoel per uitgenodigde gast als iedereen tegelijk moet kunnen zitten. Reserveer extra stoelen als je ook ruimte wilt voor oudere gasten of een langere maaltijd.
Wanneer controleer ik het weer voor een verjaardagstuinfeest?: Controleer de verwachting ongeveer 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Drie dagen geeft meestal nog tijd om de tent, tafels en beschutting anders te plannen.
Hoe lang van tevoren moet ik dranken koelen?: Zet dranken minstens 3 tot 4 uur voor de ontvangst koud in koelboxen. Vul tijdens het feest bij vanuit een achtervoorraad, zodat niet alle gekoelde drank tegelijk opraakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.