Checklist voor een goed georganiseerde verhalenworkshop
Een verhalenworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een schrijfopdracht en een stapel papier. Je regelt vooraf de datum, locatie, werkvormen en deelnemers, en zorgt dat elke tafel compleet is met notitieboekjes, pennen en workshopmateriaal. Op de dag zelf draait veel om een rustige ontvangst, een werkende opstelling en duidelijke timing. Met deze checklist zie je wat eerst moet, wat je enkele dagen vooraf controleert en wat je pas vlak voor de start klaarmaakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma en werkvormen uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Deelnemerslijst afdrukken
Werkbladen afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Materialen controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Flipcharts klaarzetten
2 personen
Werkmateriaal per tafel leggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en afspraken toelichten
Kennismaking begeleiden
2 personen
Schrijfopdracht uitleggen
Schrijfronde begeleiden
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Koffie en hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Voorleesoefening begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Verdiepende schrijfoefening begeleiden
2 personen
Verhalenronde begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Afval wegbrengen
Overgebleven boodschappen opbergen
Geleende materialen retourneren
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 36
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabel
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
Workshopmateriaal
- Flip-oversaantal 3
- Flip-overstatievenaantal 3
- Markeerstiftenaantal 6
- Balpennenaantal 40
- Notitieboekjesaantal 36
- Naamkaartjesaantal 40
- Plakbriefjesaantal 6
- Indexkaartenaantal 4
- Keukentimersaantal 2
- Afplaktapeaantal 4
- Scharenaantal 4
- Nietmachinesaantal 2
- Nietenaantal 2
Servies
- Drinkglazenaantal 40
- Koffiemokkenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Schenk kannenaantal 4
Catering
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
- Boodschappen
Decoratie
- Ruimtebordjesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweil en emmer
- Schoonmaakdoekenaantal 8
Tips
- Plan de werkvormen vóór je de uitnodiging verstuurt. Dan kun je deelnemers meteen vertellen hoeveel tijd de kennismaking, schrijfopdrachten en schrijfrondes kosten.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en controleer ze opnieuw bij het boodschappen doen. Zo hoef je op de workshopdag niet meer uit te zoeken wie welke koffie, thee of snack kan gebruiken.
- Maak per tafel een complete materiaaiset met notitieboekjes, balpennen, plakbriefjes, indexkaarten en markeerstiften. Leg ook keukentimers klaar als opdrachten een vaste schrijftijd hebben.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 24 uur vooraf. Neem de presentatie bovendien lokaal mee op de laptop, zodat je niet afhankelijk bent van internet.
- Open de ruimte minstens 60 minuten voor ontvangst. Ventileer, zet tafels en stoelen, richt de ontvangsttafel in en leg naamkaartjes en werkbladen klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verhalenworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen.
- Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig voor een verhalenworkshop?
- Reken per deelnemer op minimaal 1 notitieboekje, 1 balpen, enkele indexkaarten en werkbladen voor de geplande opdrachten. Leg daarnaast per tafel een gezamenlijke set met markeerstiften, plakbriefjes, scharen en afplaktape klaar.
- Wanneer moet ik de techniek voor een verhalenworkshop testen?
- Test beamer, laptop, HDMI-kabel, projectiescherm en stroomvoorziening minimaal 24 uur vooraf. Controleer op de dag zelf nogmaals of alles beeld geeft en leg de aansluitingen vóór de ontvangst klaar.
- Hoe vroeg moet ik aanwezig zijn voor een verhalenworkshop?
- Kom minstens 60 minuten vóór de starttijd naar de locatie. Gebruik het eerste halfuur voor ventileren en de opstelling, en houd de laatste 30 minuten vrij voor techniek, koffie, naamkaartjes en ontvangst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!