Checklist pour organiser un atelier de narration

Un atelier de narration demande plus qu’une salle et quelques exercices d’écriture. Il faut cadrer les inscriptions, préparer les supports de travail et vérifier le matériel audiovisuel avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble 44 tâches et 40 fournitures, dans l’ordre où elles sont généralement nécessaires. Vous pouvez ainsi passer de la confirmation du lieu à l’animation de la séance sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer le programme et les méthodes de travail
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Imprimer la liste des participants
Imprimer les feuilles de travail
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Installer les paperboards
2 personnes
Répartir le matériel de travail par table
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le programme et les consignes
Animer les présentations
2 personnes
Expliquer le travail d’écriture
Animer la session d'écriture
2 personnes
Préparer la pause café
2 personnes
Servir le café et les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer l’exercice de lecture à voix haute
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Animer un exercice d’écriture approfondi
2 personnes
Animer la ronde des récits
2 personnes
Assurer la clôture et les remerciements
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
Ranger les courses restantes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 36
Tablesqté 6
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 3
Supports pour paperboardqté 3
Marqueursqté 6
Stylos à billeqté 40
Carnetsqté 36
Badges nominatifsqté 40
Post-itqté 6
Fiches cartonnéesqté 4
Minuteurs de cuisineqté 2
Ruban de masquageqté 4
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Agrafesqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 4

Catering

Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Nappesqté 6
Courses

Décoration

Panneaux de salleqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seau
Chiffons de nettoyageqté 8

Conseils

Confirmez la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour recueillir les besoins alimentaires et finaliser les participants.
Imprimez la liste des participants et les feuilles de travail la veille, pas le matin même. Ajoutez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le câble HDMI et les rallonges avant l’ouverture de la salle. Un essai de 10 minutes suffit souvent à repérer un adaptateur manquant ou une multiprise inaccessible.
Préparez le matériel par table avant l’arrivée du groupe : carnets, stylos, post-it, fiches cartonnées et marqueurs. Pour une table de 6 personnes, comptez au minimum 6 carnets et 6 stylos, puis ajoutez une petite réserve.
Arrivez au moins 60 minutes avant le début de l’atelier. Ce temps permet d’aérer la salle, d’installer les tables et les chaises, de préparer l’accueil, le café et le thé, puis de vérifier que chaque espace de travail est prêt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de narration ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines entre la confirmation du lieu et l’atelier. Gardez la dernière journée pour imprimer les documents, traiter les inscriptions restantes et contrôler le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de narration ?: Envoyez-les au moins 14 jours avant la date prévue, afin de laisser le temps de s’inscrire et de signaler les besoins alimentaires. Confirmez ensuite les inscriptions 3 à 5 jours avant l’atelier.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 minutes avant l’arrivée des participants pour aérer, placer les tables et les chaises, installer le projecteur et répartir le matériel. Ajoutez 15 minutes si la salle ou le matériel ne vous est pas familier.
Que faut-il préparer la veille d’un atelier de narration ?: Imprimez la liste des participants et les feuilles de travail, préparez les badges nominatifs et vérifiez les fournitures d’écriture. Refroidissez les boissons et regroupez le matériel par table pour éviter de le chercher le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.