Checklist para organizar un taller de relatos
Organizar un taller de relatos requiere coordinar inscripciones, materiales y tiempos de escritura sin dejar detalles para el último momento. Esta checklist reúne el trabajo previo, la preparación de la sala y la recepción de participantes en un orden práctico. Incluye desde las hojas de trabajo y las tarjetas con nombres hasta el proyector, el café y los temporizadores. Úsala para comprobar qué está listo antes de abrir el espacio y empezar la primera dinámica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar el programa y las dinámicas
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Imprimir la lista de participantes
Imprimir hojas de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Preparar los rotafolios
2 personas
Colocar material de trabajo en cada mesa
2 personas
Montar la mesa de recepción
Preparar tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Explicar el programa y los acuerdos
Coordinar la presentación
2 personas
Explicar la tarea de escritura
Moderación de la ronda de escritura
2 personas
Preparar la pausa para el café
2 personas
Servir café y aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Supervisar la sesión de lectura en voz alta
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Guiar un ejercicio de escritura más profundo
2 personas
Guiar la ronda de historias
2 personas
Preparar el cierre y el agradecimiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Llevar la basura
Guardar las compras sobrantes
Devolver el material prestado
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
Material del taller
- Pizarras de hojascant. 3
- Soportes para rotafolioscant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Bolígrafoscant. 40
- Cuadernoscant. 36
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Notas adhesivascant. 6
- Tarjetas de índicecant. 4
- Temporizadores de cocinacant. 2
- Cinta de carrocerocant. 4
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 2
- Grapascant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras para servircant. 4
Catering
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Mantelescant. 6
- Compras
Decoración
- Carteles del espaciocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregona y cubo
- Paños de limpiezacant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos una semana para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, y confirma después quién asistirá.
- Imprime la lista de participantes, las hojas de trabajo y las tarjetas con nombres como mínimo el día anterior. Prepara algunas copias adicionales para cubrir cambios de última hora.
- Comprueba el proyector, el portátil, el cable HDMI, los alargadores y las regletas antes de montar la sala. Enciende el equipo y prueba la presentación con tiempo suficiente para resolver conexiones.
- Distribuye en cada mesa los cuadernos, bolígrafos, notas adhesivas, tarjetas de índice y temporizadores. Así puedes explicar la tarea de escritura sin interrumpir la dinámica para buscar materiales.
- Abre y ventila el espacio antes de la llegada, coloca la recepción y prepara café y té antes de recibir al grupo. Reserva los primeros minutos para explicar el programa, los acuerdos y el funcionamiento de la ronda de escritura.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un taller de relatos?
- Envíalas al menos 2 semanas antes del taller para que las personas puedan inscribirse. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro y confirma las inscripciones entre 3 y 5 días antes.
- ¿Qué materiales necesita cada participante en un taller de relatos?
- Prepara como mínimo un cuaderno, un bolígrafo, hojas de trabajo, notas adhesivas y tarjetas de índice por persona. Añade 2 o 3 juegos extra para cubrir pérdidas o incorporaciones tardías.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala del taller?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Ese margen permite ventilar, colocar mesas y sillas, montar los rotafolios, distribuir el material y probar el proyector.
- ¿Cuántas bebidas calcular para un taller de relatos?
- Calcula 2 bebidas por persona para una sesión de varias horas, además de agua, café y té. Enfría las bebidas y prepara las jarras al menos 30 minutos antes de que llegue el grupo.
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