Checklist voor een goed georganiseerde verhalenavond

Een verhalenavond staat of valt met een strak programma en een rustige ontvangst. Regel eerst de locatie, reserveringen en uitnodigingen; verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en de gegevens van alle vertellers. Plan per verhaal een duidelijke begintijd en test microfoon, geluidsbox en verlichting vóór de gasten binnenkomen. Met deze checklist houd je ook de praktische details bij: van spreekplek en registratie tot koffie, thee, water en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie bevestigen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Vertellers bevestigen
Verhalen en tijden verzamelen
Publieksinformatie versturen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Spreekplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Vertellers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingsverhaal aankondigen
Verhalenblokken begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
2 personen
Microfoon doorgeven
Laatste verhaal aankondigen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Etensresten opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Spreekstoel
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare geluidsbox
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 12
Programmaflyersaantal 70
Menukaartenaantal 6
Boeketvaasjesaantal 6
Tafelbordjesaantal 6

Keuken

Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijschalenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blik
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per verteller een vaste spreektijd en bouw tussen verhalen enkele minuten wisseltijd in. Verzamel verhalen en tijden uiterlijk een week vooraf, zodat je het programma en de publieksinformatie kunt versturen.
Test de draadloze microfoon, draagbare geluidsbox en microfoonstandaard vóór opening. Leg oplaadbare batterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een technisch probleem vlak voor het eerste verhaal kost snel 15 minuten.
Richt de registratie- en spreekplek in voordat de vertellers arriveren. Leg naamkaartjes, pennen en programmaflyers klaar en reserveer voor iedere verteller een herkenbare plek bij de spreekstoel.
Koel dranken op tijd en zet koffie, thee en water op een aparte plek van de hapjes. Tel per gast minstens één glas en één bord, en controleer vooraf of de verzamelde dieetwensen ook bij het buffet zijn verwerkt.
Loop de ruimte 30 minuten voor aanvang volledig na: stoelen, tafels, kapstokken, verlichting, geluidsapparatuur en vluchtroutes. Ontvang vertellers daarna eerst, zodat zij nog vragen kunnen stellen voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een verhalenavond?: Reken voor een programma met 6 verhalen van elk 10 minuten op ongeveer 90 minuten, inclusief aankondigingen en korte pauzes. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en registratie.
Hoeveel vertellers heb je nodig voor een verhalenavond?: Met 5 tot 8 vertellers vul je meestal een avondprogramma van 75 tot 120 minuten. Geef iedere verteller vooraf een maximale spreektijd, bijvoorbeeld 10 tot 15 minuten.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een verhalenavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond op, zodat je reserveringen, hapjes en publieksinformatie kunt afronden.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een verhalenavond?: Zet voor iedere aangemelde gast één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra stoelen achter de hand. Reken op minimaal één waterglas per persoon en vul dat aan met koffie- en theekopjes als die dranken worden geserveerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.