Checklist pour organiser une soirée contes

Une soirée contes repose sur un déroulé précis : les conteurs, les horaires, l’accueil du public et les conditions d’écoute doivent être calés avant l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation du lieu jusqu’au rangement du buffet. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les piles du micro sans fil, les porte-manteaux et les informations pratiques envoyées aux inscrits.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu
Faire les réservations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les conteurs
Recueillir les histoires et les horaires
Envoyer les informations au public
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les conteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le récit d'ouverture
Animer les blocs d’histoires
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Passer le micro
Annoncer la dernière histoire
Assurer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ramasser les restes de nourriture
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Pupitre
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couverts de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Micro sans fil
Enceinte portable
Pied de microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Piles rechargeablesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 12
Flyers du programmeqté 70
Cartes de menuqté 6
Vases à bouquetsqté 6
Pancartes de tableqté 6

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4
Glacièresqté 3
Bacs de découpeqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelle
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les conteurs et leurs horaires au moins 2 semaines avant la soirée. Demandez aussi les titres ou résumés des histoires afin de préparer un programme cohérent et les flyers à distribuer.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement. Gardez une liste actualisée à la table d’inscription et prévoyez des badges nominatifs ainsi que plusieurs stylos.
Testez le micro sans fil, l’enceinte portable, les rallonges et les multiprises le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les piles rechargeables et gardez une solution de secours pour la prise de parole.
Installez l’espace d’écoute avant le buffet : chaises orientées vers le pupitre, éclairage suffisant et passage dégagé. Prévoyez au moins 30 minutes pour régler les lampadaires et l’éclairage d’ambiance sans gêner les conteurs.
Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’ouverture du lieu. Disposez les tasses, verres, assiettes, couverts de service, théières et thermos sur le buffet pour éviter les allers-retours pendant les histoires.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée contes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de confirmer la capacité d’accueil et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée contes ?: Prévoyez 2 heures le jour même pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, régler l’éclairage et tester le matériel sonore. Ajoutez 30 minutes si la salle est inconnue.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée du public ?: Vérifiez la liste des inscrits, les badges, le programme, les porte-manteaux, les boissons et les encas. Faites un test de prise de parole de 10 minutes avec le micro et l’enceinte avant d’accueillir les conteurs.
Quand confirmer le programme et les horaires des conteurs ?: Finalisez le programme au plus tard 7 jours avant la soirée, puis envoyez les informations pratiques au public. Demandez aux conteurs d’arriver 30 minutes avant le début pour régler les derniers détails.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.