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Geschichtenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geschichtenabend braucht mehr Vorbereitung als nur gute Erzählungen. Du musst Raum, Sitzplätze, Sprecher, Zeiten und Technik aufeinander abstimmen und gleichzeitig Getränke und Snacks rechtzeitig bereitstellen. Besonders oft werden Mikrofon, Beleuchtung und die letzten Rückmeldungen der Gäste zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Sprecher durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Erzähler bestätigen

  • Geschichten und Zeiten sammeln

  • Publikumsinformationen versenden

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Sprecher empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsgeschichte ankündigen

  • Story-Blöcke begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mikrofon weitergeben

  • Letzte Geschichte ankündigen

  • Abschluss organisieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • GebäckgabelnAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • Kabelloses Mikrofon
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 12
  • ProgrammflyerAnz. 70
  • SpeisekartenAnz. 6
  • BouquetvasenAnz. 6
  • TischschilderAnz. 6

Küche

  • WasserkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneideplattenAnz. 4

Reinigung

  • SpülwannenAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Veranstaltungsort früh und kläre, wann du ihn öffnen kannst. Plane für Aufbau, Techniktest und Raumkontrolle mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein.
  • Sammle Geschichten, Namen und gewünschte Erzählzeiten spätestens 7 Tage vorher. So kannst du das Programm ordnen und den Sprechern rechtzeitig die Publikumsinformationen schicken.
  • Teste das kabellose Mikrofon, den tragbaren Lautsprecher und den Mikrofonständer vor Beginn vollständig. Lege außerdem Verlängerungskabel und wiederaufladbare Batterien direkt im Sprecherbereich bereit.
  • Kühle die Getränke einige Stunden vor dem Einlass und stelle Kaffee- und Teekannen erst kurz vor Beginn bereit. Plane pro Gast mindestens ein Trinkglas sowie zusätzlich Tassen oder Teegläser für Heißgetränke ein.
  • Richte Registrierungstisch, Namensschilder, Programmflyer und Speisekarten vor dem Eintreffen der Gäste ein. Kontrolliere danach noch einmal Beleuchtung, Sitzordnung und freie Wege, bevor du die Sprecher empfängst.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Geschichtenabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Bestätigung des Veranstaltungsorts und den Reservierungen. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte das Programm für einen Geschichtenabend feststehen?
Sammle Geschichten und verfügbare Zeiten spätestens 7 Tage vor dem Abend. Bestätige den fertigen Ablauf anschließend spätestens 3 Tage vorher an Sprecher und Publikum.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Geschichtenabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Sprecherbereich, Registrierungstisch, Dekoration und Buffet ein. Für den Test von Mikrofon, Lautsprecher und Beleuchtung solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
Wie viele Getränke braucht man für einen Geschichtenabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Stelle zusätzlich ungefähr 10 Prozent Reserve bereit, besonders wenn der Abend länger als zwei Stunden dauert.

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