Checklist voor een verenigingskerstmarkt organiseren
Een verenigingskerstmarkt vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie, begroting en vergunningen, daarna verkopers, vrijwilligers en promotie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, voorraad, kassa’s en een bruikbaar draaiboek. Vergeet ook de praktische indeling niet: waar komen de marktkramen, stroompunten, tafels en partytenten? Gebruik deze checklist om de voorbereiding te plannen en de opbouw op de dag zelf overzichtelijk te houden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Kramen en stands indelen
2 personen
Verkopers benaderen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst bevestigen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek verspreiden
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting volgen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
5 personen
Stroomkabels aanleggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Kraamlabels ophangen
2 personen
Kassa- en pinpunt inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Glühwein opwarmen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergeneninformatie plaatsen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Ingang bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Kramen bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Glühwein serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Contant geld afstorten
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Muziek bedienen
Voorraad drank controleren
Laatste ronde aankondigen
Verkoop afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
4 personen
Decoratie afhalen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Betaalgegevens controleren
2 personen
Leveranciers betalen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 8
- Kassatafelsaantal 3
- Opbergrekkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 40
- Glühweinbekersaantal 120
- Drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 80
- Besteksetsaantal 100
- Serveertraysaantal 8
- Soeplepelsaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 6
- Kersttafellopersaantal 12
- Kerstkleedjesaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 30
- Prijskaartjesaantal 100
- Pijlbordenaantal 10
- Tafelkrijtbordenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Glühweinverwarmersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Pinapparatenaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 16
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 10
- Batterijenaantal 40
- Kabelmattenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 4
- Stofblikkenaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele maanden vooraf datum en locatie vast en controleer meteen vergunningen en verzekering. Zo weet je vroeg of partytenten, marktkramen en stroomvoorziening op die plek zijn toegestaan.
- Bevestig verkopers en vrijwilligers uiterlijk twee weken vooraf. Maak één overzicht met namen, standplaatsen, taken en telefoonnummers en verspreid het draaiboek daarna onder alle betrokkenen.
- Plan de indeling vóór je tafels en stoelen klaarzet. Reserveer ruimte voor kassatafels, opbergrekken, een looproute, wachtrijen en minstens één duidelijk pijlbord bij de ingang.
- Controleer de voorraad twee keer: eerst ongeveer een week vooraf voor houdbare producten en decoratie, daarna één tot twee dagen vooraf voor versproducten, servies en drankbekers. Tel vooral glühweinbekers, koffiekopjes, borden en besteksets afzonderlijk.
- Volg de weersverwachting vanaf een week vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de markt een besluit over extra beschutting. Sorteer kerstbomen, kerstballen, slingers, kransen en tafeldecoratie per kraam, zodat de opbouw niet op zoeken uitloopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingskerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, begroting en vergunningen. Benader verkopers en vrijwilligers uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een verenigingskerstmarkt?
- Reken naast de verkopers op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor kassa en voorraad en 2 tot 4 mensen voor opbouw, toezicht en opruimen. Plan extra bezetting tijdens de drukste uren.
- Wanneer moet ik de voorraad voor een kerstmarkt inkopen?
- Koop houdbare voorraad en controleer decoratie ongeveer 1 week vooraf. Haal versproducten 1 tot 2 dagen voor de markt op en doe op de ochtend zelf nog een laatste telling.
- Wanneer moet ik het draaiboek voor de kerstmarkt verspreiden?
- Stuur het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf naar verkopers, vrijwilligers en de organisatie. Plan 2 tot 3 dagen voor de markt een korte controle van de indeling, stroompunten, kassa’s en weersverwachting.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!