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Vereins-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Vereins-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände, Glühwein und Weihnachtsdekoration. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest, kläre Genehmigungen sowie Versicherung und teile anschließend Anbieter und Helfer ein. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Verkaufsstände, Ablaufplan und Ernährungswünsche geprüft sein. Kurz vor der Eröffnung zählen vor allem Wetter, Strom, Warenbestand und vorbereitete Kassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Stände und Verkaufsstände einteilen

    2 Personen

  • Anbieter kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkäuferliste bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan verteilen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Marktstände aufbauen

    5 Personen

  • Stromkabel verlegen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    2 Personen

  • Standetiketten aufhängen

    2 Personen

  • Kassen- und Kartenzahlungsstation einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Glühwein erwärmen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergeninformationen aushängen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Glühwein ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Bargeld einzahlen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Musik bedienen

  • Getränkevorrat prüfen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Verkauf abschließen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration abholen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Stände und Zelte abbauen

    6 Personen

  • Möbel zurückbringen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Zahlungsdaten kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferanten bezahlen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 8
  • KassentischeAnz. 3
  • AufbewahrungsregaleAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 40
  • GlühweintassenAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 8

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtstischläuferAnz. 12
  • WeihnachtstischdeckenAnz. 12
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 30
  • PreisschilderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 10
  • TischtafelnAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • GlühweinwärmerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 10
  • BatterienAnz. 40
  • KabelmattenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 4
  • BlechdosenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Versicherung möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Markt. Je nach Ort können Verkaufsstände, Ausschank, Musik oder die Nutzung öffentlicher Flächen eigene Vorgaben haben.
  • Bestätige Verkäufer und Helfer spätestens zwei Wochen vorher schriftlich. Teile nicht nur Schichten ein, sondern auch die Übergaben für Kassen, Waren und den Auf- sowie Abbau.
  • Plane wetterfest: Prüfe die Vorhersage ab einer Woche vorher täglich und kontrolliere am Vortag Partyzelte, Marktstände, Tische und Klappstühle. Bei Kälte brauchen Helfer außerdem klare Pausen- und Wechselzeiten.
  • Bereite die Kassen vor dem Aufbau vor und beschrifte Kassentische sowie Preisschilder eindeutig. Lege für jeden Verkaufsstand eine eigene Übersicht mit Preisen, Zuständigkeit und benötigtem Geschirr bereit.
  • Prüfe den Bestand in zwei Durchgängen: haltbare Vorräte einige Tage vorher, frische Produkte erst am Veranstaltungstag oder am Vortag. Rechne Glühweintassen, Kaffeetassen, Teller und Besteck nicht nur für die erwarteten Gäste, sondern mit mindestens 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Vereins-Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget, Genehmigungen und Versicherung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anbieter, Werbung und Anmeldeformular stehen; in den letzten zwei Wochen folgen Helfer, Waren und Ablaufplan.
Wie viele Helfer braucht ein Vereins-Weihnachtsmarkt?
Plane pro gleichzeitig geöffnetem Verkaufsstand mindestens zwei Personen ein: eine für Verkauf oder Ausschank und eine für Nachschub sowie Kasse. Zusätzlich brauchst du je Schicht mindestens zwei Personen für Aufbau, Ordnung und spontane Ausfälle.
Wann sollte man die Weihnachtsmarkt-Dekoration vorbereiten?
Sortiere Weihnachtsbäume, Weihnachtskugeln, Girlanden, Kränze, Tischläufer und Tischdecken etwa eine Woche vorher. Lege Wegweiser, Namensschilder, Preisschilder und Tischtafeln am Vortag nach Stand geordnet bereit.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Vereins-Weihnachtsmarkt?
Plane pro erwarteter Nutzungseinheit mindestens ein Gefäß oder einen Teller und zusätzlich 10 Prozent Reserve ein. Bei starkem Andrang sollten Glühweintassen, Kaffeetassen, Teegläser, Trinkgläser, Teller und Besteck laufend nachgefüllt werden können.

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