Checklist pour organiser le marché de Noël de votre association

Un marché de Noël associatif demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, organiser les stands, prévoir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. Cette checklist de 74 tâches et 56 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les caisses, les points d’alimentation, les produits frais et le suivi de la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Répartir les stands et les emplacements
2 personnes
Contacter les vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des fournisseurs
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Diffuser le déroulé
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
5 personnes
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Accrocher les étiquettes de stand
2 personnes
Aménager la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Assurer l'accueil à l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du vin chaud
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Déposer l'argent liquide
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Gérer la musique
Vérifier les stocks de boissons
Annoncer le dernier tour
Clôturer les ventes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Récupérer la décoration
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Compter le stock
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Vérifier les informations de paiement
2 personnes
Payer les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables de caisseqté 3
Étagères de rangementqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Tasses à vin chaudqté 120
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 6
Louchesqté 8
Pincesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de table de Noëlqté 12
Nappes de Noëlqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Badges nominatifsqté 30
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Ardoises de tableqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réchauffeurs de vin chaudqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 10
Pilesqté 40
Passe-câblesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu plusieurs semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires et la couverture d’assurance. Une réservation confirmée ne signifie pas que les démarches administratives sont terminées.
Fixez une date limite d’inscription pour les vendeurs et demandez dès le formulaire leurs besoins en espace, en alimentation électrique et en restauration. Cela évite de refaire le plan des stands quelques jours avant le marché.
Préparez le planning des bénévoles par créneaux, avec au moins une personne identifiée pour les caisses, l’installation et le rangement. Diffusez le déroulé avant le jour J afin que chacun sache quand arriver et où se placer.
Comptez séparément le matériel des stands, de la caisse et du service : tables, chaises, tentes, tasses à vin chaud, louches, plateaux et étiquettes de prix. Vérifiez les stocks avant les courses, puis récupérez les produits frais au dernier moment prévu.
Consultez les prévisions météo plusieurs jours avant et encore la veille. Contrôlez les tentes, les points d’alimentation et les panneaux indicateurs avant l’ouverture, car ces éléments sont difficiles à corriger une fois les visiteurs arrivés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël associatif ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les réservations et les inscriptions des vendeurs prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez les invitations au moins 6 semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands et de confirmer les besoins de chaque vendeur.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez les stocks, les caisses, les produits frais, les décorations, les points d’alimentation et les prévisions météo. Gardez également le planning des bénévoles et le déroulé imprimés en plusieurs exemplaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum une personne par fonction essentielle et ajoutez une personne de réserve par créneau de 2 à 3 heures. Les postes à couvrir comprennent l’installation, les caisses, l’accueil, le service et le rangement.

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