Zo organiseer je een verenigingsbarbecue zonder last-minute stress

Begin niet met boodschappen doen, maar met het definitieve aantal eters. Bevestig eerst datum en locatie, verstuur uitnodigingen en sluit de aanmeldingen op tijd zodat je rekening kunt houden met dieetwensen. Reserveer daarna barbecues en partytenten en maak een planning voor inkopen, voorbereiding en opbouw. Vooral gekoeld bewaren, voldoende werkruimte en een veilige plaats voor gasflessen worden bij een verenigingsbarbecue vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen afsluiten
6
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
7
Boodschappenlijst controleren
2 personen
8
Barbecues reserveren
9
Partytenten reserveren
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
3 personen
14
Salades voorbereiden
3 personen
15
Desserts klaarzetten
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Barbecues veilig plaatsen
3 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
24
Barbecues aansteken
2 personen
25
Hapjes en salades klaarzetten
3 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
28
Vlees en groenten grillen
4 personen
29
Buffet bijvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Afvalbakken legen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

34
Barbecues veilig doven
2 personen
35
Buffet en bar afbouwen
3 personen
36
Afval verzamelen
3 personen
37
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Terrein schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
44
Overgebleven eten veilig opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 45
Statafelsaantal 3
Tafelkleedaantal 9

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 50
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 3
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Mengkommenaantal 5
Serveerschalenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Barbecuetangenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilmop
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer per persoon dieetwensen. Gebruik het definitieve aantal gasten vervolgens voor vlees, salades, servies, stoelen en drank.
Reserveer barbecues en partytenten minimaal 2 weken vooraf. Controleer ook of je gasflessen, verlengkabels en stekkerdozen nodig hebt en of die op de locatie zijn toegestaan.
Plan de voorbereiding in twee momenten: was en snijd groenten en maak salades de dag ervoor; zet desserts, servies en serveerschalen op de dag zelf klaar. Bewaar gesneden producten in vershoudbakken.
Zet vlees direct na het boodschappen doen gekoeld weg in koelkasten of koelboxen met voldoende koelelementen. Laat rauw vlees niet op de buffettafel staan en gebruik aparte snijplanken en tangen.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor de start. Plaats barbecues stabiel en op afstand van partytenten, richt een aparte buffettafel in en zet dranken minstens 3 uur vooraf koud.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een verenigingsbarbecue sluiten?: Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de barbecue. Dan heb je tijd om het definitieve aantal gasten, dieetwensen en de boodschappenlijst te controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een verenigingsbarbecue op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor partytenten, tafels, stoelen, buffettafels, decoratie en servies. Tel extra tijd op als je meerdere barbecues of gasflessen veilig moet plaatsen.
Wanneer moet ik vlees voor een verenigingsbarbecue inkopen?: Doe de boodschappen bij voorkeur 1 dag vooraf, tenzij je vlees gegarandeerd gekoeld kunt bewaren. Zet het vlees meteen in een koelkast of koelbox en houd het tot bereiding koud.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een verenigingsbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie naast alcohol ook water en frisdrank, zodat iedereen kan kiezen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.