Organiser un barbecue associatif : la méthode pratique

Un barbecue associatif demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les achats et l’installation. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez une date limite d’inscription pour connaître le nombre réel de participants. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de finaliser les courses. Le jour même, prévoyez une séparation claire entre préparation, cuisson, buffet et boissons afin d’éviter les files et les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Clôturer les inscriptions
6
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
7
Vérifier la liste des courses
2 personnes
8
Réserver les barbecues
9
Réserver des tentes de réception
10
Vérifier les prévisions météo
11
Faire les courses
3 personnes
12
Stocker la viande au frais
2 personnes
13
Laver et couper les légumes
3 personnes
14
Préparer les salades
3 personnes
15
Préparer les desserts
2 personnes
16
Rassembler le matériel
3 personnes
17
Monter les tentes de réception
4 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer les barbecues en toute sécurité
3 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Installer les tables de buffet
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Allumer les barbecues
2 personnes
25
Préparer les amuse-bouches et les salades
3 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Griller la viande et les légumes
4 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Vider les poubelles
2 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Annoncer le dernier tour

Suivi

34
Éteindre les barbecues en toute sécurité
2 personnes
35
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Démonter les tentes de fête
4 personnes
40
Nettoyer le site
3 personnes
41
Vérifier le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
44
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Tables de buffetqté 3
Chaisesqté 45
Tables hautesqté 3
Nappeqté 9

Vaisselle

Assiettesqté 60
Petits bolsqté 50
Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12

Équipement

Barbecueqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machine à café
Bouilloire
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Saladiersqté 5
Plateaux de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pinces de barbecueqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillière
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant le barbecue. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre final d’invités, les allergies et les régimes particuliers avant de faire les courses.
Réservez les barbecues et les tentes dès que la date et le lieu sont confirmés. Vérifiez aussi les prévisions météo 48 heures avant, car une tente, des tables supplémentaires ou un autre emplacement peuvent devenir nécessaires.
Préparez les légumes, les salades et les desserts la veille lorsque c’est possible. Conservez la viande au frais et utilisez des boîtes de conservation ou du papier aluminium pour éviter les préparations de dernière minute.
Installez les barbecues sur une surface stable, à distance des tentes et des zones de passage. Prévoyez les bouteilles de gaz, les pinces et les rallonges avant l’arrivée des participants, puis allumez les barbecues assez tôt pour éviter une attente au buffet.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et installez le buffet avant les premiers arrivants. Gardez la vaisselle, les couverts, les louches et les plats de service regroupés au même endroit pour limiter les allers-retours.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un barbecue associatif ?: Confirmez la date et le lieu 4 à 6 semaines à l’avance, surtout si vous devez réserver des barbecues ou des tentes. Clôturez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement pour ajuster les achats et le matériel.
Quand clôturer les inscriptions pour un barbecue associatif ?: Une clôture 7 jours avant le barbecue laisse assez de temps pour définir le nombre final d’invités et recueillir les besoins alimentaires. Pour un groupe de plus de 50 personnes, prévoyez plutôt 10 jours.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début.
Que préparer la veille d’un barbecue associatif ?: Préparez la veille les salades, les desserts, les légumes lavés et découpés, ainsi que la vaisselle et le matériel. Le jour même, concentrez-vous sur le maintien au frais, l’installation des tables et l’allumage des barbecues.

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