Zo organiseer je een verenigingsbal

Begin een verenigingsbal niet met decoratie, maar met datum, locatie en begroting. Leg daarna de volgorde van de avond vast: ontvangst, eten of hapjes, muziek, eventuele toespraken en afsluiting. Zodra het programma staat, kun je uitnodigingen versturen en aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers plannen. De laatste week draait vooral om controleren: geluid testen, dranken koelen, servies tellen en entree, bar en garderobe bezetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Programma en tijden bepalen
3 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Reserveringen maken
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Bevestigingen versturen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Bardiensten indelen
2 personen
13
Entreepersoneel indelen
2 personen
14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
15
Afspeellijsten controleren
2 personen
16
Consumptieprijzen bepalen
2 personen
17
Menukaart en allergenen maken
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Decoratie controleren
2 personen
20
Apparatuur testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Servies en glazen tellen
2 personen
25
Kassageld en wisselgeld klaarleggen
2 personen
26
Presentielijst afdrukken
27
Route en parkeerinformatie delen
28
Locatie openen
2 personen
29
Vloer en entree controleren
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Buffettafels plaatsen
3 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Verlichting plaatsen
3 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
39
Hapjes op schalen leggen
3 personen
40
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
41
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
42
Entreebalie klaarzetten
2 personen
43
Veiligheidsuitgangen vrijmaken
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Gasten ontvangen
4 personen
46
Jassen aannemen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Openingswoord verzorgen
2 personen
49
Muziekprogramma starten
2 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Glazen en servies verzamelen
3 personen
53
Buffet openen
3 personen
54
Buffet serveren
5 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
58
Dansvloer vrijhouden
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Eten veilig opbergen
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Bar schoonmaken
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Zaal vegen en dweilen
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Microfoonsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekstandaardaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Etiketten

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma per kwartier en wijs voor elk onderdeel één verantwoordelijke aan. Houd tijd vrij voor binnenkomst, garderobe en eventuele uitloop; juist daar loopt een verenigingsbal vaak uit.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma vaststaan en sluit de aanmelding op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het bal. Gebruik het aantal aanmeldingen daarna voor hapjes, tafels, stoelen en servies.
Verzamel dieetwensen niet pas bij binnenkomst, maar tegelijk met de aanmelding. Zet allergenen op de menukaart en maak aparte afspraken over waar aangepaste hapjes of maaltijden worden uitgeserveerd.
Test luidsprekers, audiomixer, microfoons, speakerstatieven en audiokabels minstens één dag vooraf op de echte locatie. Controleer ook muziekbestanden en afspeellijsten; een reserve-aansluiting of reserveapparaat voorkomt een stille opening.
Maak per dienst een rooster met een start- en eindtijd voor entree, bar en opruimen. Leg kassageld en wisselgeld vóór de ontvangst klaar, tel glazen en bestek na het klaarzetten en wijs iemand aan voor gekoelde dranken en afval.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsbal organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en programma. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor het bal, zodat je inkopen en de personeelsindeling kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingsbal?: Plan minimaal één persoon voor de entree, één voor de bar en één aanspreekpunt voor techniek en programma. Bij een grotere groep heb je per dienst extra bar- en entreepersoneel nodig; werk met diensten van ongeveer 2 uur zodat niemand de hele avond vaststaat.
Wanneer regel je de muziek en techniek voor een verenigingsbal?: Stel het muziekprogramma 2 tot 3 weken vooraf samen en verzamel de bestanden uiterlijk 1 week vooraf. Test alle apparatuur minstens 1 dag voor het bal en controleer op de dag zelf nog de aansluitingen, microfoons en geluidsniveaus.
Wanneer doe je boodschappen voor een verenigingsbal?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten en hapjes zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf. Zet dranken direct gekoeld weg en tel servies, glazen, bestek en serveermateriaal uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.