Cómo organizar un baile de la asociación sin perder el control

Empieza por fijar la fecha y el lugar; después convierte el programa en un calendario de trabajo. En un baile de la asociación suelen fallar los detalles que se dejan para el último momento: confirmar asistentes, cubrir los turnos de entrada y bar, revisar la música y preparar el cambio. Trabaja con un presupuesto cerrado y una lista de responsables. Así sabrás qué debe estar terminado semanas antes y qué se prepara el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar presupuesto
2 personas
3
Determinar el programa y los horarios
3 personas
4
Preparar el programa musical
2 personas
5
Hacer reservas
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Registrar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
10
Enviar confirmaciones
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Asignar los turnos de bar
2 personas
13
Asignar al personal de entrada
2 personas
14
Reunir archivos de música
2 personas
15
Comprobar las listas de reproducción
2 personas
16
Definir los precios de consumo
2 personas
17
Preparar la carta y los alérgenos
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Comprobar la decoración
2 personas
20
Probar el equipo
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Contar la vajilla y los vasos
2 personas
25
Preparar el dinero de caja y el cambio
2 personas
26
Imprimir la lista de asistencia
27
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
5 personas
31
Colocar mesas de buffet
3 personas
32
Montar la barra
3 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Instalar la iluminación
3 personas
36
Conectar el equipo de sonido
3 personas
37
Probar la música y el micrófono
2 personas
38
Preparar los platos del bufé
4 personas
39
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
40
Preparar bebidas y vasos
3 personas
41
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
42
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
43
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
44
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

45
Recibir a los invitados
4 personas
46
Recibir abrigos
2 personas
47
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
48
Dar el discurso de apertura
2 personas
49
Iniciar el programa musical
2 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Recoger vasos y vajilla
3 personas
53
Abrir el buffet
3 personas
54
Servir el bufé
5 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Servir café y té
3 personas
57
Controlar la música y la iluminación
2 personas
58
Mantener libre la pista de baile
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Anunciar la última ronda
62
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

63
Cerrar la caja
2 personas
64
Apagar el equipo de sonido
2 personas
65
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
66
Lavar la vajilla
4 personas
67
Limpiar la barra
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
5 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 16
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Decoraciones de mesacant. 12
Portavelascant. 12
Velas LEDcant. 24
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Atril para partiturascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12
Etiquetas

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el presupuesto antes de enviar invitaciones. Reserva también el equipo necesario, porque probar los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos y los cables el mismo día deja poco margen para resolver fallos.
Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes del baile. En ese registro incluye las preferencias dietéticas para no tener que improvisar aperitivos o platos alternativos.
Prepara el programa musical y los horarios con 2 semanas de margen. Reúne los archivos, comprueba las listas de reproducción y deja claro quién se encarga de la música y de los anuncios con micrófono.
Asigna los voluntarios y los turnos de bar, entrada y montaje como mínimo 7 días antes. Cada turno debe tener una hora de inicio, una hora de relevo y una persona responsable; de lo contrario, las tareas se concentran en quienes llegan primero.
Haz la compra y revisa vajilla, vasos, mesas y decoración entre 2 y 3 días antes. Guarda las bebidas refrigeradas con antelación y prepara el dinero de caja y el cambio antes de abrir, no cuando lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un baile de la asociación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y define el presupuesto al principio; las invitaciones deberían salir unas 4 semanas antes y las inscripciones cerrarse 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un baile?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes del evento. Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y el baile para confirmar asistentes, dietas, compras y distribución de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar el baile?: Depende del tamaño, pero planifica como mínimo una persona responsable de la entrada, otra del bar y otra de la coordinación durante cada turno. Define los turnos con 7 días de antelación y evita que una sola persona cubra toda la noche.
¿Cuándo se prepara la música y se prueba el equipo?: Reúne la música y revisa las listas de reproducción unas 2 semanas antes. Haz una prueba completa de altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables entre 1 y 2 días antes, con el programa definitivo.

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