Organiser un bal d’association, étape par étape

Un bal d’association se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commencez par fixer la date et le lieu avant de chiffrer le budget, car la capacité de la salle détermine les inscriptions, les tables et le service. Ensuite, construisez le programme, lancez les invitations et répartissez les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, tester le son, refroidir les boissons et préparer la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Définir le programme et les horaires
3 personnes
4
Établir le programme musical
2 personnes
5
Faire les réservations
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Envoyer les confirmations
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Répartir les services au bar
2 personnes
13
Répartir le personnel d’entrée
2 personnes
14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
15
Vérifier les playlists
2 personnes
16
Fixer les prix de consommation
2 personnes
17
Créer le menu et la liste des allergènes
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier la décoration
2 personnes
20
Tester l'équipement
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Compter la vaisselle et les verres
2 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Imprimer la feuille de présence
27
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Installer les tables du buffet
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Installer l’éclairage
3 personnes
36
Raccorder le matériel audio
3 personnes
37
Tester la musique et le micro
2 personnes
38
Préparer les plats du buffet
4 personnes
39
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
40
Préparer les boissons et les verres
3 personnes
41
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
42
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
43
Dégager les issues de secours
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

45
Accueillir les invités
4 personnes
46
Prendre les vestes
2 personnes
47
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
49
Lancer le programme musical
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Rassembler les verres et la vaisselle
3 personnes
53
Ouvrir le buffet
3 personnes
54
Servir le buffet
5 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
58
Dégager la piste de danse
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Nettoyer le bar
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Balayer et laver la salle
3 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 12
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphonesqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Pupitre à musiqueqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Étiquettes

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant toute communication. Prévoyez ensuite au moins 6 semaines pour les invitations, les réservations et le suivi des inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le bal. Demandez les besoins alimentaires à ce moment-là, puis envoyez les confirmations avec les horaires et les informations pratiques.
Écrivez le déroulé heure par heure : accueil, repas, prises de parole, musique et fin de soirée. Désignez une personne responsable du programme musical et rassemblez les fichiers au moins 3 jours avant.
Répartissez les bénévoles par créneau, notamment à l’entrée et au bar, avec un responsable identifié pour chaque poste. Prévoyez deux personnes à l’entrée pendant la première heure, quand les arrivées sont les plus nombreuses.
Faites une répétition technique la veille ou le jour même : haut-parleurs, mixeur audio, microphones, pieds et câbles. Comptez la vaisselle et les verres avant les courses finales, stockez les boissons au frais et préparez la monnaie avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bal d’association ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un bal de taille moyenne. Ce délai permet de réserver le lieu, envoyer les invitations, suivre les inscriptions et répartir les bénévoles sans travailler dans l’urgence.
Quand envoyer les invitations pour un bal d’association ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le menu, les allergènes, les tables et les quantités.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un bal d’association ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’entrée pendant la première heure et 2 personnes au bar par service. Ajoutez une personne coordinatrice disponible toute la soirée pour remplacer les absences et régler les imprévus.
Quand tester le matériel audio du bal ?: Testez les haut-parleurs, le mixeur, les microphones et tous les câbles au plus tard la veille. Refaites un essai de 20 à 30 minutes avant l’arrivée des invités, avec la playlist réellement utilisée.

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