Checklist voor een verduurzamingsbeurs organiseren

Een verduurzamingsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en sprekers vastleggen. Je regelt tegelijk de standindeling, bezoekersaanmeldingen, techniek, catering, veiligheid en bewegwijzering. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar definitieve bevestigingen en een getest draaiboek. Controleer vooral stroompunten, brandveiligheid en dieetwensen ruim vóór de beursdag; die onderdelen worden vaak pas zichtbaar als de opbouw al begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Standhouders benaderen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders definitief bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma en tijden drukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Brandveiligheid controleren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Koelkasten vullen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie instellen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Opening presenteren
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Sanitair controleren
Pauzeruimte bijhouden
2 personen
Foto’s maken
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek en kabels verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto’s en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandsaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bezoekersstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Krukkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare glazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 18

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 250
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Polsbandjesaantal 250

Promotie

Programmafoldersaantal 250
Standnummerbordenaantal 20
Routebordjesaantal 18
Postersaantal 30
Informatiebannersaantal 8
Pijlenstickersaantal 40

Decoratie

Kamerplantenaantal 20
Jutetafellopersaantal 20
Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de standhouders definitief zijn. Reserveer per stand niet alleen een tafel of beursstand, maar ook een passende plek voor stroom, bezoekersstoelen en eventuele presentaties.
Plan een technisch testmoment vóór de beursdag. Test laptops, projectoren, projectieschermen, speakers, microfoons, het mengpaneel en alle verlengkabels en stekkerdozen met elkaar.
Zet routebordjes en naamkaartjes uiterlijk op de dag vóór de beurs klaar. Bezoekers moeten vanaf de ingang zonder uitleg de zalen, stands, garderoberekken en sanitaire voorzieningen kunnen vinden.
Verwerk dieetwensen voordat je de catering bestelt. Stem de aantallen daarna af op het verwachte bezoekersaantal en zet herbruikbare mokken, glazen, borden en bestek samen met serveerschalen en serveerlepels klaar.
Controleer vóór de opbouw hoeveel stroompunten en verlichting beschikbaar zijn. Neem waar nodig ledlampen, lichtslingers, powerbanks en extra kabels mee en houd koelboxen beschikbaar voor gekoelde catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verduurzamingsbeurs organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Benader standhouders en sprekers daarna direct, zodat je ongeveer 6 weken vóór de beurs kunt promoten en aanmeldingen kunt verwerken.
Wanneer moet ik standhouders definitief bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 3 weken vóór de beurs. Dan kun je de standindeling maken, stroompunten controleren en het programma en de tijden correct laten drukken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een verduurzamingsbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van stands, tafels, stoelen, bewegwijzering en techniek. Test projectoren, microfoons en speakers daarna nog vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen vóór de beurs. Bestel de catering daarna definitief en controleer op de dag zelf de koelkasten en koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.