Organiser un Salon de la durabilité sans rien oublier

Un Salon de la durabilité demande de coordonner les exposants, les intervenants, les visiteurs et plusieurs espaces en parallèle. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve les salles avant de lancer les invitations et les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, préparer les stands, imprimer les supports et vérifier les autorisations. La veille, concentre-toi sur la technique, la sécurité, le catering et l’installation du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les exposants
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer définitivement les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Imprimer le programme et les horaires
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Régler le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Gérer la salle de pause
2 personnes
Prendre des photos
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler le matériel technique et les câbles
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de foireqté 20
Tables de standqté 20
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 3
Poubellesqté 8
Tabouretsqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 18

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Porte-nomsqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 8
Braceletsqté 250

Promotion

Brochures du programmeqté 250
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneaux d’orientationqté 18
Affichesqté 30
Bannières d’informationqté 8
Autocollants flèchesqté 40

Décoration

Plantes d’intérieurqté 20
Nappes de table en juteqté 20
Guirlandes réutilisablesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de contacter les exposants et les intervenants : prévois ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recueillir leurs besoins et confirmer leur présence.
Publie le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour traiter les réponses, notamment les besoins alimentaires. Fais une relance quelques jours avant la clôture afin d’éviter les inscriptions incomplètes.
Prépare le plan des stands avec les tables, chaises, portants et poubelles avant l’arrivée des exposants. Vérifie aussi le nombre de prises, de multiprises et de rallonges nécessaires pour chaque espace.
Teste les ordinateurs, projecteurs, écrans, haut-parleurs, microphones et la table de mixage au moins la veille. Garde des batteries externes et des clés USB de secours sur place.
Ne reporte pas les derniers contrôles au matin même : vérifie les autorisations, la sécurité incendie, les points d’alimentation, les réfrigérateurs et le matériel de restauration avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la durabilité ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer le programme, contacter les exposants et inviter les intervenants.
Quand confirmer les exposants d’un Salon de la durabilité ?: Demande une confirmation définitive environ 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu peux alors finaliser le plan des stands, les badges nominatifs, les horaires et les besoins techniques.
Combien de temps avant faut-il publier les inscriptions ?: Publie le formulaire d’inscription 4 à 6 semaines avant le Salon. Ferme ou vérifie les réponses quelques jours avant afin de transmettre au catering le nombre de repas et les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’un Salon de la durabilité ?: La veille, teste toute la technique, vérifie les prises et la sécurité incendie, récupère le matériel et prépare les supports imprimés. Termine aussi la nourriture et remplis les réfrigérateurs pour éviter une installation précipitée le matin.

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