Checklist para organizar una feria de sostenibilidad

Una feria de sostenibilidad necesita más que expositores y carteles: hay que coordinar salas, horarios, inscripciones, electricidad, catering y materiales reutilizables. Esta checklist reúne 71 tareas y 52 artículos para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta preparar la comida y probar la técnica. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último día, como los permisos, el plano de los puestos o las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Contactar con los expositores
2 personas
Invitar a los ponentes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar definitivamente a los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Imprimir programa y horarios
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar la comida
4 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Configurar el sistema de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Comprobar el sanitario
Mantener el espacio de descanso
2 personas
Hacer fotos
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger equipo técnico y cables
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 20
Mesas altascant. 20
Sillas para visitantescant. 120
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8
Taburetescant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 18

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portatarjetas de nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 8
Pulserascant. 250

Promoción

Folletos del programacant. 250
Carteles con número de standcant. 20
Carteles de rutacant. 18
Cartelescant. 30
Banners informativoscant. 8
Pegatinas de flechascant. 40

Decoración

Plantas de interiorcant. 20
Manteles de yutecant. 20
Guirnaldas reutilizablescant. 8
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de contactar con ponentes y expositores. Reserva también las salas necesarias para charlas, puestos y preparación del catering.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas. Usa los datos definitivos para confirmar expositores, calcular sillas y pedir la cantidad adecuada de comida.
Comprueba la electricidad y la seguridad contra incendios antes de dibujar el plano de puestos. Proyectores, altavoces, micrófonos, lámparas LED y alargadores necesitan ubicaciones y tomas concretas.
Prepara con antelación el programa, los horarios, las tarjetas de nombre y los carteles de ruta. El día del evento, estos elementos evitan preguntas constantes y ayudan a distribuir a los visitantes.
Haz una prueba técnica completa y revisa los materiales antes de llenar las neveras. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, mesa de mezclas, cables, baterías externas y la vajilla reutilizable, no solo que estén disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de sostenibilidad?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto, contactar con expositores e invitar a ponentes. Deja la confirmación definitiva, el plano y la impresión del programa para la última semana.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de sostenibilidad?: Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas y ajustar el catering antes de hacer el pedido.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de sostenibilidad?: El día anterior revisa permisos, electricidad, seguridad contra incendios, plano de puestos y señalización. También prueba la técnica y confirma que están recogidos los materiales, la comida, las bebidas y la vajilla reutilizable.
¿Cuánta vajilla reutilizable necesito para la feria?: Calcula una taza, vaso, plato y juego de cubiertos por asistente previsto, más un margen del 10 al 15 %. Si habrá varias pausas de comida o bebida sin tiempo para lavar, aumenta la cantidad o programa una reposición.

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