Zo organiseer je een veiling zonder overzicht te verliezen

Een veiling organiseren begint niet bij de biedingen, maar bij de kavels en de afspraken eromheen. Leg eerst datum, locatie, veilingmeester en voorwaarden vast. Daarna registreer en nummer je de veilingstukken, maak je de catalogus en verdeel je de taken onder vrijwilligers. Plan extra tijd voor betalingen, ophalen en techniek: juist daar ontstaan aan het einde de meeste rijen en vergissingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Veilingmeester vastleggen
4
Vrijwilligers voor taken werven
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Veilingstukken werven
3 personen
10
Veilingstukken registreren
2 personen
11
Veilingstukken nummeren
2 personen
12
Veilingstukken fotograferen
2 personen
13
Catalogus samenstellen
2 personen
14
Kavellijsten afdrukken
2 personen
15
Verkoopkaarten voorbereiden
2 personen
16
Betalingswijze bepalen
2 personen
17
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
18
Betaalterminal testen
2 personen
19
Tafels en stoelen reserveren
20
Geluidsapparatuur reserveren
21
Vergunningen controleren
2 personen
22
Verzekering controleren
23
Parkeerborden voorbereiden
24
Route- en bewegwijzering maken
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Kavels bij locatie verzamelen
4 personen
27
Kavels op beschadigingen controleren
3 personen
28
Kavels veilig opslaan
3 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Kavels uitstallen
5 personen
34
Kavels voorzien van nummers
3 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Betaalbalie inrichten
2 personen
37
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
38
Microfoon testen
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Informatieborden plaatsen
2 personen
41
Looproutes vrijmaken
2 personen
42
Toiletten controleren

Event

43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Biednummers uitgeven
2 personen
45
Kavels toelichten
2 personen
46
Veiling openen
47
Kavels veilen
3 personen
48
Biedingen registreren
2 personen
49
Kavels presenteren
2 personen
50
Dranken serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Verkochte kavels markeren
2 personen
55
Afrekenen met kopers
3 personen
56
Kavels aan kopers meegeven
4 personen
57
Niet-verkochte kavels apart zetten
2 personen
58
Veiling afsluiten

Nazorg

59
Kas afsluiten
2 personen
60
Restanten verpakken
3 personen
61
Kavels terugbrengen
4 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Borg en sleutel inleveren
70
Verkoopadministratie archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminal
Laptop
Printer
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Handkaraantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Veilingmateriaal

Biednummersaantal 100
Kavelkaartjesaantal 150
Kleeflabelsaantal 300
Pennenaantal 30
Klemplankenaantal 10
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 3
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Slingersaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één registratienummer per veilingstuk en leg per kavel een foto, beschrijving en eigenaar vast. Zo kun je een ontbrekend of verkeerd geplaatst stuk ook na afloop snel terugvinden.
Sluit de inschrijving voor veilingstukken uiterlijk 7 dagen voor de veiling. Daarna heb je nog tijd om de catalogus, kavelkaartjes en verkoopkaarten te maken en af te drukken.
Test de draadloze microfoon, luidsprekers, het mengpaneel en de verlengkabels minimaal 2 uur voor aanvang. Een lege batterij of ontbrekende stekkerdoos merk je anders pas wanneer de eerste biedingen beginnen.
Richt de betaling in als een aparte laatste stap: één tafel voor afrekenen en één plek voor het verzamelen van gekochte kavels. Test de betaalterminal vooraf en regel contant geld en wisselgeld voordat bezoekers binnenkomen.
Zet de volgorde van de kavels zichtbaar op de kavellijsten en houd tijdens het bieden één bijgewerkte registratie bij. Reserveer na het laatste kavel minstens 30 minuten voor betalingen, vragen en het ophalen van spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, veilingmeester en voorwaarden. Plan de definitieve kavelregistratie uiterlijk 7 dagen voor de veiling, zodat de catalogus nog gecontroleerd en afgedrukt kan worden.
Hoe registreer je veilingstukken?: Geef elk stuk één uniek nummer en noteer daarbij de beschrijving, eigenaar, foto en eventuele bijzonderheden. Controleer alle kavels opnieuw bij het opstellen van de catalogus en direct vóór de deuren opengaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veiling?: Reken bij een kleine veiling op minimaal 4 vrijwilligers naast de veilingmeester: voor ontvangst, registratie, ondersteuning tijdens het bieden en betalingen. Bij meer dan ongeveer 50 kavels zijn 2 extra mensen voor uitgifte en betaling meestal verstandig.
Wanneer test je de geluidsapparatuur en betaalterminal?: Test beide systemen op de dag zelf minimaal 2 uur voor de start, met de microfoon op de plek van de veilingmeester. Controleer ook stroom, verlengkabels, stekkerdozen en een alternatief als de betaalterminal niet werkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.