Cómo organizar una subasta sin perder el control
Una subasta necesita más preparación que reunir objetos y contratar a un subastador. Primero debes cerrar la fecha, el lugar y las condiciones; después registrar, numerar y fotografiar cada lote para que el catálogo sea fiable. Las inscripciones, los pagos y la circulación de personas requieren responsables concretos. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la captación de piezas hasta la entrega final, sin dejar para el último día los permisos, el sonido o el cambio en efectivo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el lugar de la subasta
2 personas
- 2
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
- 3
Contratar al subastador
- 4
Reclutar voluntarios para las tareas
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Conseguir piezas para la subasta
3 personas
- 10
Registrar las piezas de la subasta
2 personas
- 11
Numerar los lotes de la subasta
2 personas
- 12
Fotografiar los lotes de la subasta
2 personas
- 13
Preparar el catálogo
2 personas
- 14
Imprimir listas de lotes
2 personas
- 15
Preparar las tarjetas de venta
2 personas
- 16
Determinar el método de pago
2 personas
- 17
Preparar efectivo y cambio
2 personas
- 18
Probar la terminal de pago
2 personas
- 19
Reservar mesas y sillas
- 20
Reservar equipo de sonido
- 21
Comprobar permisos
2 personas
- 22
Comprobar el seguro
- 23
Preparar señales de aparcamiento
- 24
Crear señalización y rutas
2 personas
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Reunir los lotes en la sede
4 personas
- 27
Comprobar daños en las parcelas
3 personas
- 28
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
- 29
Preparar café y té
2 personas
- 30
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 31
Montar mesas
4 personas
- 32
Colocar las sillas
4 personas
- 33
Exponer los lotes
5 personas
- 34
Numerar los lotes
3 personas
- 35
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 36
Montar el mostrador de pago
2 personas
- 37
Montar el equipo de sonido
2 personas
- 38
Probar el micrófono
2 personas
- 39
Colgar la decoración
3 personas
- 40
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 41
Despejar las rutas de paso
2 personas
- 42
Comprobar los baños
Evento
- 43
Recepción de participantes
3 personas
- 44
Entregar los números de puja
2 personas
- 45
Explicar los lotes
2 personas
- 46
Abrir la subasta
- 47
Subastar lotes
3 personas
- 48
Registrar pujas
2 personas
- 49
Presentar lotes
2 personas
- 50
Servir las bebidas
2 personas
- 51
Servir aperitivos
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Recoger la basura
2 personas
- 54
Marcar los lotes vendidos
2 personas
- 55
Cobrar a los compradores
3 personas
- 56
Entregar los lotes a los compradores
4 personas
- 57
Separar los lotes no vendidos
2 personas
- 58
Cerrar la subasta
Seguimiento
- 59
Cerrar la caja
2 personas
- 60
Empacar lo sobrante
3 personas
- 61
Devolver los lotes
4 personas
- 62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 63
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
2 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Retirar los residuos
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Devolver la fianza y la llave
- 70
Archivar la administración de ventas
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas plegablescant. 3
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Terminal de pago
- Portátil
- Impresora
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Carretilla de manocant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Cucharonescant. 6
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
Material de subasta
- Números de pujacant. 100
- Tarjetas de lotecant. 150
- Etiquetas adhesivascant. 300
- Bolígrafoscant. 30
- Tablones con pinzacant. 10
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 3
- Cajas de almacenajecant. 12
Decoración
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Carteles direccionalescant. 8
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las condiciones de la subasta antes de enviar las invitaciones. Define por escrito cómo se puja, cuándo se paga, qué métodos aceptas y cómo se retiran los lotes; cambiar estas reglas durante el evento provoca colas y discusiones.
- Registra cada pieza en cuanto llegue y asígnale un número único. Haz una fotografía y comprueba que el número del lote coincide en el catálogo, la lista impresa y la tarjeta de venta; una sola discrepancia puede hacer perder una puja.
- Asigna al menos un responsable a cada punto crítico: inscripciones, catálogo, sala, cobros y entrega. El subastador no puede atender pagos ni resolver a la vez las dudas sobre lotes mientras dirige la puja.
- Prueba el terminal de pago y el equipo de sonido con antelación, no solo al encenderlos el día del evento. Lleva también efectivo y cambio preparados, porque una conexión débil o una batería descargada puede bloquear los cobros.
- Prepara la sala siguiendo el recorrido real del público: entrada y números de puja, exposición de lotes, asientos con buena visibilidad y una salida para retirar compras. Comprueba permisos, seguro, aparcamiento y señalización al menos una semana antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta?
- Reserva la fecha y el lugar con al menos 6 a 8 semanas de antelación. Necesitarás ese margen para reunir las piezas, fotografiar y numerar los lotes, preparar el catálogo, enviar invitaciones y coordinar voluntarios.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catálogo de una subasta?
- Cierra el catálogo entre 7 y 10 días antes del evento. Después de esa fecha solo incorpora cambios imprescindibles y vuelve a comprobar las listas impresas, las tarjetas de lote y los números de puja.
- ¿Cuánto efectivo y cambio necesito para una subasta?
- Prepara efectivo para cubrir al menos las primeras 10 operaciones pequeñas y separa billetes y monedas por denominación. La cantidad exacta depende de los precios, pero no esperes a saberlo el mismo día: deja la caja lista 24 horas antes.
- ¿Qué se hace justo antes de empezar una subasta?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para montar mesas y sillas, colocar los lotes, probar micrófono y altavoces, verificar el terminal de pago y abrir las inscripciones. Haz una reunión breve con los voluntarios para confirmar quién cobra, quién registra y quién entrega cada lote.
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