Eine Versteigerung organisieren: der Ablauf von der Planung bis zur Abrechnung
Bei einer Versteigerung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Auktionstag ruhig läuft oder an Registrierung und Zahlung stockt. Lege zuerst Termin, Ort, Bedingungen und Auktionator fest. Danach sammelst und erfasst du die Auktionsstücke, vergibst Nummern und erstellst daraus Katalog und Loslisten. Plane außerdem Helfer, Technik, Sitzplätze und einen klaren Ablauf für Anmeldung, Gebote, Verkaufskarten und Bezahlung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Auktionsdatum und -ort festlegen
2 Personen
- 2
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
- 3
Auktionator festlegen
- 4
Freiwillige für Aufgaben gewinnen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Auktionsstücke werben
3 Personen
- 10
Auktionsstücke registrieren
2 Personen
- 11
Auktionsstücke nummerieren
2 Personen
- 12
Auktionsstücke fotografieren
2 Personen
- 13
Katalog zusammenstellen
2 Personen
- 14
Loslisten ausdrucken
2 Personen
- 15
Verkaufskarten vorbereiten
2 Personen
- 16
Zahlungsart festlegen
2 Personen
- 17
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
- 18
Bezahlterminal testen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle reservieren
- 20
Tonanlage reservieren
- 21
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 22
Versicherung prüfen
- 23
Parkschilder vorbereiten
- 24
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Parzellen am Veranstaltungsort sammeln
4 Personen
- 27
Lose auf Beschädigungen prüfen
3 Personen
- 28
Lose sicher verwahren
3 Personen
- 29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 30
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Lose ausstellen
5 Personen
- 34
Lose nummerieren
3 Personen
- 35
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 36
Zahlungstheke einrichten
2 Personen
- 37
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 38
Mikrofon testen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 41
Laufwege freimachen
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
Event
- 43
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 44
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
- 45
Lose erläutern
2 Personen
- 46
Auktion eröffnen
- 47
Lose versteigern
3 Personen
- 48
Gebote erfassen
2 Personen
- 49
Stände präsentieren
2 Personen
- 50
Getränke servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
- 55
Mit Käufern abrechnen
3 Personen
- 56
Parzellen an Käufer übergeben
4 Personen
- 57
Unverkaufte Lose beiseitelegen
2 Personen
- 58
Auktion abschließen
Nachbereitung
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Restbestände verpacken
3 Personen
- 61
Lose zurückbringen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 63
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Abfall entsorgen
2 Personen
- 68
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Kaution und Schlüssel abgeben
- 70
Verkaufsunterlagen archivieren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- KlappischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 4
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kartenterminal
- Laptop
- Drucker
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- HandwagenAnz. 2
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
Auktionsmaterial
- AuktionsnummernAnz. 100
- LoskartenAnz. 150
- KlebeetikettenAnz. 300
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 10
- GeldkassetteAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- GirlandenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Auktionsbedingungen. Prüfe dabei auch Genehmigungen, Versicherung, Parkmöglichkeiten und die benötigte Beschilderung.
- Erfasse jedes Auktionsstück mit einer eigenen Nummer, einem Foto und einer kurzen Beschreibung. Drucke die Loslisten nicht erst am Vortag, sondern plane mindestens 3 Tage für Korrekturen ein.
- Teile die Helfer in feste Rollen ein: Anmeldung, Registrierung, Auktion, Verkaufskarten, Zahlung und Ausgabe. Für jeweils etwa 25 bis 30 erwartete Gäste sollte mindestens eine Person an der Anmeldung eingeplant sein.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Drucker und Kartenterminal spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem Bargeld und Wechselgeld getrennt bereit und halte eine alternative Zahlungsweise fest.
- Plane die Ausgabe der ersteigerten Stücke als eigenen Abschnitt nach der Zahlung. Ein Handwagen, nummerierte Loskarten und eine sichtbare Abholstelle verhindern, dass bezahlte Gegenstände zwischen den Tischen verloren gehen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Versteigerung organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für das Sammeln, Fotografieren und Registrieren der Auktionsstücke sowie für Einladungen und Anmeldungen brauchst du meist mehrere Wochen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Versteigerung?
- Plane mindestens 5 feste Rollen ein: Anmeldung, Auktionsstücke, Auktion, Zahlung und Ausgabe. Bei mehr als 50 Gästen kommen zusätzliche Personen für Registrierung und Abholung hinzu, damit keine lange Schlange entsteht.
- Wie nummeriert man Auktionsstücke richtig?
- Vergib jede Nummer genau einmal und verwende sie identisch auf Stück, Losliste, Katalog und Verkaufskarte. Prüfe die vollständige Nummernfolge spätestens 3 Tage vor der Versteigerung und halte einige Ersatznummern bereit.
- Wie viel Wechselgeld braucht man bei einer Versteigerung?
- Lege für Barzahlungen mindestens 10 bis 15 Prozent des erwarteten Barumsatzes als Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereit. Teste das Kartenterminal am Vortag und kläre vor Beginn, wo Gäste bezahlen und ihre Stücke abholen.
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