Zo organiseer je een veiling zonder last-minute gedoe

Begin niet met de uitnodigingen, maar met de regels, locatie en veilingmeester. Daarna verzamel en registreer je de kavels, zodat elk item een nummer, duidelijke beschrijving en foto krijgt. Publiceer de catalogus op tijd en leg vooraf vast hoe bezoekers bieden, betalen en hun aankopen meenemen. Op de dag zelf draait veel om logistiek: kavels op volgorde klaarzetten, biednummers uitdelen, geluid testen en een aparte plek voor betaling en afhalen inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Veilingreglement opstellen
2 personen
3
Veilingmeester vastleggen
4
Inlevervoorwaarden publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Veilingkavels verzamelen
4 personen
8
Kavels registreren
2 personen
9
Kavels nummeren
2 personen
10
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
11
Kavelfoto's maken
2 personen
12
Online catalogus publiceren
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Reserveringen maken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Betalingsprocedure vastleggen
2 personen
18
Kavelkaarten ontwerpen
19
Kavelkaarten afdrukken
2 personen
20
Biednummers voorbereiden
2 personen
21
Programma afdrukken
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Kavels naar locatie brengen
4 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Kavels uitstallen
5 personen
32
Kavelkaarten plaatsen
3 personen
33
Veilingtafel inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur testen
2 personen
35
Registratietafel klaarzetten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen
38
Vrijwilligers briefen
2 personen
39
Registratietafel bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Biednummers uitgeven
2 personen
42
Betalingsvoorwaarden toelichten
43
Veiling openen
44
Kavels veilen
3 personen
45
Biedingen registreren
2 personen
46
Verkochte kavels markeren
2 personen
47
Kavels aan kopers uitreiken
3 personen
48
Dranken serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Kassa beveiligen
2 personen
53
Onverkochte kavels registreren
2 personen
54
Openstaande betalingen noteren
2 personen
55
Veiling afsluiten
56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Kavels veilig verpakken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Restanten koelen
2 personen
64
Deuren en ramen controleren
2 personen
65
Kopers betalingsherinnering sturen
66
Onverkochte kavels retourneren
3 personen
67
Opbrengst administreren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Koperafspraken bevestigen
70
Niet-afgehaalde kavels opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Transportkarrenaantal 3
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Pinapparaat
Kassa
Koelboxenaantal 4
Handlampenaantal 4

Servies

Bordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 8
Koelbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Pijlenbordenaantal 8
Welkomstbord
Nummerbordjesaantal 110
Kavelbordjesaantal 120
Kleefgumaantal 4
Presentatiemattenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het veilingreglement vast voordat je kavels aanneemt. Beschrijf onder meer wie mag bieden, wanneer betaling plaatsvindt, of biedingen bindend zijn en hoe onverkochte kavels worden afgehandeld.
Geef elk kavel één uniek nummer en registreer eigenaar, beschrijving en eventuele bijzonderheden in hetzelfde overzicht. Maak foto’s en schrijf de catalogus pas definitief nadat de informatie is gecontroleerd.
Publiceer de online catalogus enkele dagen vóór de veiling, zodat bezoekers kavels kunnen bekijken voordat ze binnenkomen. Vermeld per kavel het nummer, een korte beschrijving en relevante afmetingen of gebreken.
Test vóór de start de microfoon, luidsprekers, beamer, laptop en alle verlengkabels. Leg biednummers, kavelkaarten en een geprinte catalogus klaar bij de ingang; zonder deze set loopt de registratie snel achter.
Plan de afhandeling vóór de eerste bieding: wijs aparte vrijwilligers aan voor registratie, betaling en uitgifte. Zet kavels die al zijn betaald op een herkenbare afhaalplek en gebruik transportkarren voor zware of grote stukken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met de datum, locatie, veilingmeester en het reglement. Reserveer de laatste 7 dagen voor cataloguscontrole, vrijwilligersindeling, techniek en het klaarzetten van de kavels.
Hoe nummer je kavels bij een veiling?: Geef elk kavel één oplopend nummer en gebruik dat nummer op de kavelkaart, in de catalogus en in de registratie. Controleer de nummering minimaal één keer nadat alle kavels zijn gefotografeerd en verplaatst.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veiling?: Reken bij een kleine veiling op minimaal 4 vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor registratie of biednummers, één voor betaling en één voor de uitgifte. Voeg bij veel kavels of bezoekers minstens 2 extra mensen toe voor transport en vragen.
Hoe regel je de betaling na een veiling?: Leg vóór de uitnodigingen vast of je contant, per pin of met beide methoden werkt en wanneer kopers betalen. Houd per koper de gewonnen kavelnummers en bedragen bij en laat betaalde kavels pas daarna meegeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.