Cómo organizar una subasta sin perder el control
Una subasta se organiza en dos líneas: preparar los lotes y asegurar que el público pueda pujar y pagar sin esperas. Empieza fijando fecha y lugar, redacta las normas y define el procedimiento de pago antes de abrir las inscripciones. Después registra, numera, fotografía y describe cada lote para publicar un catálogo fiable. En la última semana, confirma voluntarios, reservas, equipos, impresos y transporte; dejar cualquiera de estos puntos para el mismo día suele provocar retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el lugar de la subasta
2 personas
- 2
Redactar las normas de la subasta
2 personas
- 3
Contratar al subastador
- 4
Publicar las condiciones de devolución
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Recopilar lotes de subasta
4 personas
- 8
Registrar los lotes
2 personas
- 9
Numerar los lotes
2 personas
- 10
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
- 11
Tomar fotos de los lotes
2 personas
- 12
Publicar el catálogo en línea
2 personas
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Hacer reservas
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Establecer el procedimiento de pago
2 personas
- 18
Diseñar las tarjetas de lote
- 19
Imprimir las tarjetas de lote
2 personas
- 20
Preparar números de puja
2 personas
- 21
Imprimir el programa
- 22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Llevar los lotes al lugar
4 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Montar la zona de recepción
3 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
4 personas
- 31
Exponer los lotes
5 personas
- 32
Colocar las tarjetas de lotes
3 personas
- 33
Montar la mesa de subasta
2 personas
- 34
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Preparar los aperitivos
2 personas
- 38
Informar a los voluntarios
2 personas
- 39
Atender la mesa de registro
2 personas
- 40
Recibir a los visitantes
3 personas
- 41
Entregar los números de puja
2 personas
- 42
Explicar las condiciones de pago
- 43
Abrir la subasta
- 44
Subastar lotes
3 personas
- 45
Registrar pujas
2 personas
- 46
Marcar los lotes vendidos
2 personas
- 47
Entregar los lotes a los compradores
3 personas
- 48
Servir las bebidas
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Servir aperitivos
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Proteger la caja registradora
2 personas
- 53
Registrar los lotes no vendidos
2 personas
- 54
Anotar los pagos pendientes
2 personas
- 55
Cerrar la subasta
- 56
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 57
Empaquetar los lotes de forma segura
4 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
3 personas
- 62
Cerrar la caja
2 personas
- 63
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 64
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
- 65
Enviar recordatorio de pago a los compradores
- 66
Devolver los lotes no vendidos
3 personas
- 67
Registrar los ingresos
2 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Confirmar las citas con compradores
- 70
Dar seguimiento a los lotes no recogidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 110
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 4
- Carros de transportecant. 3
- Mesas altascant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Neveras portátilescant. 4
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Platoscant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarracant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzascant. 8
- Contenedores isotérmicoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 14
- Paneles de flechascant. 8
- Cartel de bienvenida
- Placas numeradascant. 110
- Carteles de lotecant. 120
- Masilla adhesivacant. 4
- Alfombrillas de presentacióncant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las normas y las condiciones de devolución antes de enviar las invitaciones. Incluye cómo se hacen las pujas, cuándo termina cada lote y qué ocurre si alguien no paga; cambiar estas reglas durante la subasta genera discusiones.
- Da a cada lote un número único desde el registro y usa el mismo número en la descripción, la foto, la tarjeta y el programa. Comprueba que no haya dos lotes con el mismo número antes de publicar el catálogo en línea.
- Publica el catálogo al menos 7 días antes y revisa que cada lote tenga una descripción clara y fotografías suficientes. Así los asistentes pueden decidir sus pujas y tú puedes detectar a tiempo datos o donaciones que falten.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a una lista general. Para una subasta con cobro, separa como mínimo la recepción, el control de pujas, la entrega de lotes y la caja para evitar que una sola persona acumule tres colas.
- Haz una prueba técnica y de circulación el día anterior: micrófono, altavoces, proyector, impresora, cables y caja registradora. Lleva los lotes al lugar con margen y enfría las bebidas antes de la llegada del público, no durante el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el lugar y al subastador, y deja al menos 7 días para reunir, numerar, fotografiar y publicar los lotes antes del evento.
- ¿Cuándo debo cerrar el catálogo de una subasta?
- Cierra el catálogo entre 5 y 7 días antes. Después solo añade cambios imprescindibles y comunica cualquier modificación, porque imprimir tarjetas, programas y listas con datos provisionales provoca errores.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta?
- Calcula 1 voluntario para cada función clave: recepción, registro, control de pujas, caja y entrega de lotes. Para una subasta pequeña, empieza con 5 personas y añade apoyo si esperas más de 50 asistentes.
- ¿Cómo organizar el pago y la entrega de los lotes?
- Define un único procedimiento antes de abrir las inscripciones y prepara una hoja de control por comprador. Reserva al menos 30 minutos después de la última puja para cobrar, comprobar los pagos y entregar los lotes sin mezclar números.
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