Eine Versteigerung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Versteigerung entscheidet nicht nur der Auktionator über den Ablauf. Du brauchst früh klare Regeln, registrierte und nummerierte Lose sowie einen verlässlichen Zahlungsprozess. Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Ort, Datum und der Sammlung der Auktionslose. In den letzten Tagen geht es vor allem um Katalog, Loskarten, Helfer, Technik und den Transport zur Location. Diese Reihenfolge verhindert, dass wichtige Angaben oder Lose erst kurz vor Beginn fertig werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Auktionsdatum und -ort festlegen
2 Personen
- 2
Auktionsregeln aufstellen
2 Personen
- 3
Auktionator festlegen
- 4
Rückgabebedingungen veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Auktionslose sammeln
4 Personen
- 8
Lose registrieren
2 Personen
- 9
Lose nummerieren
2 Personen
- 10
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
- 11
Losfotos machen
2 Personen
- 12
Online-Katalog veröffentlichen
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Reservierungen vornehmen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Zahlungsablauf festlegen
2 Personen
- 18
Loskarten gestalten
- 19
Loskarten drucken
2 Personen
- 20
Auktionsnummern vorbereiten
2 Personen
- 21
Programm drucken
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Lose zur Location bringen
4 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Lose ausstellen
5 Personen
- 32
Loskarten platzieren
3 Personen
- 33
Auktionstisch einrichten
2 Personen
- 34
Tonanlage testen
2 Personen
- 35
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 37
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 38
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 39
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
- 42
Zahlungsbedingungen erläutern
- 43
Auktion eröffnen
- 44
Lose versteigern
3 Personen
- 45
Gebote erfassen
2 Personen
- 46
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
- 47
Parzellen an Käufer übergeben
3 Personen
- 48
Getränke servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Kasse sichern
2 Personen
- 53
Nicht verkaufte Lose registrieren
2 Personen
- 54
Offene Zahlungen notieren
2 Personen
- 55
Auktion abschließen
- 56
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Posten sicher verpacken
4 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Location reinigen
3 Personen
- 62
Kasse abschließen
2 Personen
- 63
Reste kühlen
2 Personen
- 64
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
- 65
Käufern Zahlungserinnerung senden
- 66
Nicht verkaufte Lose zurückgeben
3 Personen
- 67
Erlös abrechnen
2 Personen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Kundenabsprachen bestätigen
- 70
Nicht abgeholte Lose nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- TransportwagenAnz. 3
- StehtischeAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kartenterminal
- Kasse
- KühlboxenAnz. 4
- HandlampenAnz. 4
Geschirr
- TellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KaraffeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ZangenAnz. 8
- KühlwannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- PfeiltafelnAnz. 8
- Willkommensschild
- NummerntafelnAnz. 110
- Parzellen-SchilderAnz. 120
- KlebestiftAnz. 4
- PräsentationsmattenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und Rückgabebedingungen zuerst fest. Veröffentliche die Regeln spätestens vier Wochen vor der Versteigerung, damit Bieter wissen, wie Gebote, Abholung und Rückgaben funktionieren.
- Plane für jedes Los eine feste Nummer, eine kurze Beschreibung und mindestens ein Foto ein. Registriere die Lose fortlaufend und veröffentliche den Online-Katalog etwa zwei Wochen vor dem Termin.
- Bestimme den Auktionator und teile die Helfer mindestens sieben Tage vorher ein. Du brauchst klare Zuständigkeiten für Anmeldung, Losausgabe, Kasse, Kartenterminal und die Ausgabe der ersteigerten Gegenstände.
- Drucke Loskarten, Auktionsnummern und das Programm nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die finalen Daten zwei bis drei Tage vorher und packe Drucker, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel gemeinsam ein.
- Bringe die Lose und das Material am Vortag oder mehrere Stunden vor Beginn zur Location. Stelle Tische, Stühle und Stehtische auf, prüfe die Projektion und kühle Getränke rechtzeitig; Kasse und Kartenterminal sollten vor dem Einlass getestet sein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Versteigerung organisieren?
- Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Regeln und Auktionator. Die Lose sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin registriert, nummeriert und im Online-Katalog veröffentlicht sein.
- Wie nummeriert man Lose bei einer Versteigerung?
- Vergib für jedes Los eine eindeutige fortlaufende Nummer und verwende sie identisch in Beschreibung, Foto, Katalog, Loskarte und Programm. Eine abschließende Kontrolle zwei bis drei Tage vorher verhindert doppelte oder fehlende Nummern.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Versteigerung?
- Plane mindestens vier klar eingeteilte Rollen ein: Anmeldung, Auktion, Zahlung und Ausgabe. Bei vielen Losen oder mehr als 50 Gästen solltest du zusätzliche Helfer für Registrierung und Transport einteilen.
- Wann sollte man die Auktionsregeln veröffentlichen?
- Veröffentliche die Regeln spätestens vier Wochen vor der Versteigerung zusammen mit den Rückgabebedingungen. So können sich Interessierte rechtzeitig anmelden und Fragen zu Geboten, Zahlung und Abholung klären.
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