Checklist voor een goed georganiseerd veiligheidscongres

Een veiligheidscongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt sprekers, aanmeldingen, catering, techniek en ontvangst in een vaste volgorde. Vooral presentaties, dieetwensen, parkeerinformatie en naamkaartjes komen vaak te laat in beeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat je vóór de congresdag, de dag ervoor en bij de opening controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodiging ontwerpen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma naar sprekers sturen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Badges sorteren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Techniek laden
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumplek inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Signalisatie ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers introduceren
Presentaties bedienen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze opruimen
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Lunchbuffet opruimen
3 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Netwerkborrel bedienen
3 personen
Afsluitende toespraak begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken
Presentaties nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Spreektafel
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Garderoberekkenaantal 3
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Klikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router
Portofoonsaantal 6
Geluidsisolatietapeaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
IJsblokjestangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Congresbanierenaantal 4
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Naambordhoudersaantal 12
Sprekersbordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachterwand

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, locatie en techniek eerst vast. Bevestig sprekers daarna schriftelijk en stuur het definitieve programma uiterlijk 7 dagen voor het congres naar alle sprekers.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor het congres of plan een duidelijke einddatum. Verwerk aanmeldingen direct, verzamel dieetwensen en druk naamkaartjes en deelnemerslijsten pas na de laatste controle af.
Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Test iedere presentatie met de laptop, beamer, HDMI-kabels, adapters, klikker en microfoons; neem een reservekabel en opgeladen powerbanks mee.
Stuur parkeerinformatie en het programma opnieuw in de week vóór het congres. Vermeld ook het ontvangstuur, zodat deelnemers niet tegelijk met de sprekers en cateraar binnenkomen.
Maak voor de congresdag een opbouwvolgorde: eerst stoelen en tafels, daarna scherm en geluid, vervolgens badges en catering. Open de zaal pas nadat kabels zijn weggewerkt met kabelgoten en de techniek opnieuw is getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veiligheidscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer locatie, catering en techniek in de eerste 2 weken en bevestig sprekers voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een veiligheidscongres versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het congres, zodat je catering, badges en deelnemerslijsten kunt afronden.
Wanneer moeten presentaties voor een veiligheidscongres binnen zijn?: Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op. Test ze daarna samen met de laptop, beamer, adapters, klikker en het geluid; op de congresdag doe je nog één korte eindtest.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een veiligheidscongres?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en techniekcontrole. Reken extra tijd als je meerdere microfoons, een mengpaneel, projectiescherm en veel stoelen of tafels gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.