Sicherheitskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress fest. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und das Programm an alle Beteiligten zu senden.
• Verschicke die Einladung erst, wenn Anmeldeformular, Parkinformationen und eine erste Programmversion fertig sind. Frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Catering-Termin ab.
• Sammle Präsentationen spätestens 3 Werktage vor dem Kongress ein und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Klicker.
• Plane für Technik mindestens 60 Minuten Aufbau- und Testzeit vor dem Einlass ein. Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel sollten nicht erst während des ersten Vortrags geprüft werden.
• Drucke Teilnehmerliste und Namensschilder am Vortag und sortiere die Badges alphabetisch. Hole Schlüssel und Kühlprodukte rechtzeitig ab, damit Saalöffnung, Getränkeservice und Catering nicht vom Einlass abhängen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sicherheitskongress planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für einen größeren Kongress mit mehreren Vorträgen oder umfangreicher Technik sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.

Wann sollte ich die Einladungen zum Sicherheitskongress verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vor dem Kongress, damit Teilnehmerliste, Namensschilder, Catering und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.

Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Sicherheitskongress?

Plane mindestens 60 Minuten für Aufbau und Prüfung ein, bei mehreren Referenten besser 90 Minuten. Teste Präsentationen, Laptop, Beamer, HDMI-Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und den Klicker vor dem Einlass.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 3 Werktage vor dem Kongress an. So kannst du Dateien sammeln, auf dem Veranstaltungs-Laptop testen und bei fehlenden Formaten oder Anschlüssen noch nachfragen.

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