Checklist pour organiser un congrès sur la sécurité

Un congrès sur la sécurité demande une coordination précise entre les intervenants, les inscriptions, la salle et la technique. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation de la date jusqu’à l’ouverture des portes. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent repoussées au dernier moment : besoins alimentaires, présentations, badges, câbles, clés et matériel audiovisuel. Prévoyez un responsable clairement identifié pour chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Concevoir l’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le programme aux intervenants
Rassembler les présentations
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les badges
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Charger le matériel technique
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace podium
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Présenter les intervenants
Animer les présentations
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Ranger la pause café
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Ranger le buffet du déjeuner
3 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Servir le cocktail networking
3 personnes
Animer le discours de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Remercier les participants
Renvoyer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tables pliantesqté 12
Table de prise de parole
Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Portantsqté 3
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Clic-clacqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Talkies-walkiesqté 6
Ruban d’isolation phoniqueqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12
Pinces à glaçonsqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Poubellesqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 20
Porte-nomsqté 12
Panneaux pour les intervenantsqté 6
Compositions floralesqté 6
Fond de scène

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Confirmez les intervenants, leurs horaires et leur format d’intervention au moins 3 semaines à l’avance pour éviter un programme incomplet.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le congrès, puis imprimez les badges nominatifs et la liste des participants. Gardez une dizaine de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez séparément les régimes végétariens, les allergies et les repas des intervenants.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place, avec les câbles HDMI, les adaptateurs, le projecteur, les microphones et le cliqueur. Faites ce test la veille, pas à l’arrivée du premier participant.
Récupérez les clés, ouvrez la salle et contrôlez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment les rangées de chaises, la table de prise de parole, les multiprises, les rallonges, les câbles et la connexion wifi.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur la sécurité ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, organiser le traiteur et ouvrir les inscriptions. Ajoutez davantage de marge si plusieurs sessions ou intervenants sont prévus.
Quand envoyer les invitations pour un congrès sur la sécurité ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date du congrès, une fois le programme et le formulaire d’inscription prêts. Faites un rappel 7 à 10 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand imprimer les badges des participants ?: Traitez les inscriptions jusqu’à 3 ou 4 jours avant l’événement, puis imprimez les badges et la liste des participants. Préparez aussi 10 badges vierges pour corriger une erreur ou accueillir une inscription tardive.
À quelle heure préparer la salle le jour du congrès ?: Arrivez au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes. Ce délai permet d’installer les chaises et les tables, de récupérer les clés, de tester les présentations et de vérifier toute la chaîne audio et vidéo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.